Qu’est-ce qu’un hôtel PMS et quelles fonctionnalités doit-on y trouver?

Vous souvenez-vous du milieu hôtelier à l’époque des cahiers de réservation ou des fichiers Excel? Entre la logistique des chambres, le casse-tête des réservations et la synchronisation de toute une équipe pour offrir une expérience inoubliable à des centaines de clients, le service client devait toujours jouer du coude pour rester une priorité. Heureusement pour nous, les logiciels de gestion hôtelière (hôtel PMS) ont pris le relais depuis plusieurs années et ils sont maintenant une partie intégrante de la structure informatique de nos établissements. Or, plusieurs encore doutent de leur utilité et de leur pertinence. Peuvent-ils vraiment nous permettre de nous concentrer sur nos clients et de leur offrir la meilleure expérience? À cette question, la réponse est sans aucun doute oui.

Pour vous permettre de vraiment saisir l’importance qu’un logiciel d’hôtel peut avoir dans votre organisation, il faut connaître leurs fonctions et leurs applications. Alors si vous cherchez à comprendre la pertinence d’un investissement dans un logiciel de gestion hôtelière ou vous désirez avoir les arguments nécessaires pour convaincre votre gestionnaire, vous êtes au bon endroit. Vous retrouverez ici ses utilités, mais aussi ses fonctionnalités indispensables pour assurer votre performance.

Hôtel PMS Logiciel gestion hôtelière

Qu’est-ce qu’un hôtel PMS?

Un Hôtel PMS est en fait une solution de gestion d’établissements hôteliers qui permet d’assurer une administration complète, cohérente et sans failles de votre hôtel. Le PMS comprend de nombreuses fonctionnalités et selon vos besoins, il peut vous assister dans différents secteurs. Ses principales utilités? En bref, il vous aide à gérer la disponibilité des chambres, leurs tarifs, la facturation des clients, la gestion des contacts, la prise de réservation et l’envoi automatique des informations de réservation avant l’arrivée.

Contrairement à son ancêtre, le fichier Excel, l’hôtel PMS n’a pas besoin de votre intervention ni de votre supervision pour coordonner les différentes informations, assurer un taux d’occupation avoisinant le 100% ou gérer la tarification selon la période ou l’achalandage. Génial, non? Alors qu’est-ce qu’il vous reste à faire? Ce que vous savez faire de mieux : prendre soin de vos clients, leur offrir un séjour inoubliable et vous assurer qu’aucun détail ne soit laissé au hasard.

Alors en tant que bon gestionnaire, quelles fonctionnalités devriez-vous avoir dans votre hôtel PMS?

Comme le PMS comprend de multiples applications et fonctions, il va de soi qu’il soit adapté à chaque établissement hôtelier selon leurs besoins et problématiques. Or, il y a quelques services que vous devez absolument avoir si vous voulez véritablement maximiser votre utilisation du PMS et sa rentabilité.

Il vous faut des rapports d’activité

En tant que gestionnaire, vos décisions reposent sur des chiffres et des statistiques, et même si votre instinct est plutôt bien aiguisé, vous avez besoin d’analyser pour faire les bons choix. C’est pourquoi vous devez vous assurer que votre PMS produise pour vous les rapports d’activité de votre établissement.

Un hôtel PMS peut donc vous donner des rapports de toutes sortes :

  • Rapports d’occupation
  • Comparatifs des années passées
  • Statistiques selon les indicateurs de performance (REVPAR, REVPAC, ADR,TO, etc.

Évidemment, il vous faudra un accès aux données

Pensez toujours vous doter d’un hôtel PMS qui fournira des données pour mieux connaître votre clientèle. Elle traverse vos murs chaque jour, habite vos chambres et considère votre hôtel comme sa maison pour quelques nuits, il est essentiel de bien la connaître. Un hôtel PMS s’assure de la gestion complète de votre établissement. Il est l’ultime repère pour toutes les données relatives à votre entreprise.

Assurez-vous que ces données sont recueillies, vous aurez ainsi accès à une foule d’informations sur votre clientèle :

  • Le type de clients
  • Leur type de séjour
  • Combien de temps vos clients réservent avant leur séjour en moyenne
  • La liste de clients pour communiquer avec eux

Enfin, il faut non seulement les avoir, mais il faut aussi pouvoir les exporter de votre Hôtel PMS afin de les traiter, de les analyser et de les utiliser. Ne sous-estimez pas ces données! Si, par exemple, vous voulez attirer les voyageurs d’affaires, ces données pourraient vous aider à établir différentes stratégies selon les conclusions que vous aurez observées!

Il vous faut un module de yield management

La fonction de yield management vous permet d’automatiser la gestion des prix en fonction d’éléments qui pourraient faire fluctuer vos tarifs. Plus besoin d’établir les prix avec une calculatrice dans votre main, le module de yield s’en charge pour vous!
Rappelez-vous de toujours chercher un module de « yield management » qui sera facile à utiliser et qui vous permettra d’ajouter des notes à votre calendrier concernant tous les événements importants qui pourraient faire fluctuer votre prix.
Et comme vous vous en doutez, ce module sera complémentaire aux rapports fournis par votre hôtel PMS, car c’est en analysant leurs chiffres que vous pourrez mieux définir vos tarifs.

Enfin, l’automatisation est un incontournable

Des centaines d’heures de travail vous sont épargnées en étant prises en charge par le PMS. Une de ses forces est donc sa capacité à automatiser des tâches redondantes et prenantes afin de vous en libérer. Parmi elles on retrouve l’assignation des chambres.
Vous savez qu’optimiser au maximum votre hôtel et obtenir un taux d’occupation qui avoisine le 100% ne sont pas des tâches simples. Disons plutôt que c’est comme un jeu de Tétris dont la rentabilité de votre entreprise, la satisfaction de vos clients et votre logistique interne sont en jeux.
En optant pour un PMS qui propose l’assignation automatique des chambres, vous vous assurez d’avoir un roulement dans l’utilisation de vos chambres pour garantir une usure égale de votre matériel, tout en vous assurant une optimisation de l’espace afin d’éviter les réservations qui ne s’enchaînent pas.

L’hôtel PMS est un aussi un outil indispensable pour chaque service de votre hôtel

Votre hôtel PMS est pertinent pour l’assignation de chambres ou l’élaboration de stratégie grâce à ses données et il vous supporte dans tous les aspects de la gestion de votre hôtel. Auriez-vous déjà pensé qu’un logiciel vous aiderait dans l’entretien ménager? Eh bien, c’est le cas. Un hôtel PMS et ses fonctionnalités multiples permettent à votre département de communiquer directement à la réception le statut des chambres afin d’augmenter la rapidité du service et la cohérence entre les différentes équipes de votre hôtel.

De plus, l’équipe de l’entretien ménager et tous vos employés affectés de près ou de loin au service à la clientèle pourront plus facilement gérer les objets perdus, les forfaits ou activités ainsi que les réservations. En effet, vous pouvez retrouver toute l’information dans le logiciel, ajouter des notes au dossier du client ou créer des alertes afin d’assurer une meilleure communication, coordination et cohérence. En plus de vous aider à mieux planifier, vous aurez tout en main pour garantir la qualité du service. Parce que c’est en instaurant une connectivité à travers les différents services de votre établissement que vous arriverez à vous distinguer et offrir une expérience haut de gamme sans failles à vos clients.

En fait, l’hôtel PMS est un allié à votre productivité

Un hôtel PMS est un outil polyvalent et efficace. Il s’immisce dans toutes les sphères de votre quotidien afin de vous libérer des tâches redondantes et des casse-têtes. En plus, votre hôtel PMS vous permettra d’automatiser plusieurs choses comme l’assignation des chambres, l’envoi de courriels avant et après le séjour et la coordination des groupes de voyageurs. Son ultime intérêt? Un logiciel comme celui-ci rassemble toutes les informations relatives au fonctionnement de votre hôtel à un seul endroit.
Avec un hôtel PMS et ses fonctionnalités vous supportant à toutes les étapes, automatisant des tâches et offrant une communication claire entre tous les membres de votre équipe, il n’y aura rien sur votre chemin pour vous empêcher de donner le meilleur service afin que vos clients puissent profiter d’un séjour inoubliable.

Vous n’êtes toujours pas convaincu?

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