5 bonnes raisons de choisir un PMS offrant des fonctionnalités avancées

Il arrive parfois qu’en cherchant un outil de travail, on se demande si on en a vraiment besoin. Il nous paraît important de faire le tri et de voir de quoi on pourrait se départir plutôt que de trouver comment adapter notre organisation à de nouveaux outils de travail. Parfois même, ces outils nous ferons gagner du temps, alors que d’autres sembleront en rajouter. 

PMS fonctionnalités avancées hôtel gestion

Nous avons tous tendance à vouloir un logiciel de gestion hôtelière performant offrant des fonctionnalités simples. Toutefois, de nombreux PMS offrent également des fonctionnalités avancées qui permettront aux gestionnaires de gérer plus efficacement leur établissement.

1 – Les fonctionnalités avancées vous permettent d’être efficace en tout temps

Gérer un hôtel comprend un lot de nouveaux défis. Vous équiper d’un PMS qui vous aidera à relever ces défis vous fera voir votre quotidien sous autre œil. Des fonctionnalités avancées, comme l’assignation automatique des chambres, vous permettent non seulement de gagner du temps au quotidien, mais elles vous permettent également de maximiser votre taux d’occupation pour que chaque chambre soit utilisée équitablement et que chaque client puisse avoir la chambre qui lui convient au moment souhaité.
Ces fonctionnalités avancées ne se retrouvent pas dans tous les PMS. Il est donc important, lorsque votre hôtel est assez grand, de regarder les PMS qui offrent ce genre de fonctionnalités utiles.
Les PMS les plus évolués offrent généralement la création de rapports personnalisés ou encore, l’envoi automatique de rapports à une fréquence souhaitée. Si vous désirez consulter à intervalle régulier une donnée, pourquoi aller chercher le rapport chaque fois alors que le PMS pourrait vous l’envoyer directement ? Pensez-y, car le temps gagné pour chaque rapport consulté pourrait être bien plus important que vous ne le croyez.
Les fonctionnalités avancées comme le yield management vous permettront également de rester compétitif en tout temps. En effet, le fait de pouvoir ajuster rapidement et facilement vos tarifs vous permettra de toujours afficher le meilleur montant à vos clients afin de maximiser vos profits.

2 – Les fonctionnalités avancées vous aideront à automatiser votre travail

La quantité de tâches récurrentes dans un établissement hôtelier est assez importante. Les créateurs des PMS les plus évolués y ont pensé et ont réussi à automatiser une multitude de petites tâches. Citons, par exemple, l’envoi automatique de courriels de rappel et de remerciements. Cette simple action automatisée vous évite d’y penser et serait peut-être oubliée si vous aviez à la faire manuellement. Les réservations en ligne qui entrent directement dans votre PMS grâce aux interfaces en sont un autre exemple. Plus besoin de retranscrire manuellement toutes les réservations faites en ligne puisque vous retrouverez toute l’information sur le client directement dans votre PMS. De plus, l’interface aura mis à jour votre nouvel inventaire de chambres en ligne. 

Certaines fonctionnalités avancées s’apparentent plus à de la technologie avancée. Les bornes d’arrivée et de départ libre-service en sont un excellent exemple. Ces bornes, reliées au PMS, permettront aux clients d’effectuer leur paiement directement à partir de celles-ci. Ce genre d’automatisation vous permettra de gagner énormément de temps et pourra même vous aider à rendre une bonne partie de votre hôtel autonome.

3 – Les fonctionnalités avancées vous aident à donner un meilleur service

Lorsque beaucoup de vos tâches sont automatisées ou se font plus facilement, il est certain que vous aurez davantage de temps pour vous occuper du bien-être de vos clients et pour répondre à leurs attentes. Les fonctionnalités avancées de votre PMS vous aideront à personnaliser le séjour de vos clients, et ce, grâce à la bonne gestion des contacts et à la compilation des données. Vous disposerez ainsi de beaucoup d’information sur vos clients, y compris le nombre de séjours passés chez vous, le montant dépensé, les allergies, etc. Ces données vous permettront d’offrir un service à la clientèle hors pair, tout en évitant à vos clients de devoir répéter les renseignements déjà recueillis par votre PMS. Les fonctionnalités avancées vous permettront de personnaliser le séjour de votre client à plusieurs niveaux, notamment pour lui souhaiter la bienvenue dans sa chambre au moyen des systèmes de divertissement ou encore, lui accorder une attention particulière s’il séjourne chez vous à son anniversaire de mariage. Ces données, recueillies au fil des séjours, sont primordiales pour la relation que vous entretenez avec lui. Il vous faut donc un outil capable d’emmagasiner toutes ces données, mais aussi capable de vous les restituer le moment venu.

4 – Les fonctionnalités avancées vous permettront d’évoluer

Lorsque vient le temps de choisir un PMS, nous faisons souvent un constat des besoins actuels de notre établissement. Il serait cependant préférable de vous imaginer ce qu’il deviendra dans quelques années. Vais-je avoir le même nombre de chambres? Vais-je offrir les mêmes services ? Vais-je avoir les mêmes concurrents ? Toutes ces questions sont essentielles dans le choix d’un PMS. Les besoins actuels sont probablement moins grands que dans le futur. Ainsi, si votre choix se fait uniquement en fonction des besoins présents, il est fort à parier que votre PMS devra être réévalué dans quelques années. Si, par contre, vous prenez le temps de penser à l’avenir de votre établissement, vous verrez votre PMS sous un autre angle.
Si vous pensez ajouter des services à votre hôtel, par exemple un restaurant, vous devez alors vous assurer que votre PMS pourra se connecter à un logiciel POS, et ce, pour que vous ne soyez pas obligé de gérer manuellement les frais de restaurant portés à la chambre. Si des concurrents s’ajoutent souvent dans votre secteur, il vous faudra alors être plus futé qu’eux dans vos stratégies de prix et de marketing. Ainsi, même si un besoin n’existe pas aujourd’hui, il est important de savoir si votre prochain PMS offre un module de gestion des prix ou des rapports marketing qui vous permettront d’extraire des listes et de communiquer avec vos clients.

5 – Les fonctionnalités avancées viendront compléter votre logiciel selon vos besoins

Le choix du PMS se fait selon de nombreux critères, et l’un d’entre eux pourrait être la possibilité de construire un PMS sur mesure en choisissant seulement les modules et les fonctionnalités qui vous intéressent. Pour ce faire, il est important de savoir si votre prochain fournisseur de PMS le permet, que ce soit avec des modules propres au logiciel ou avec des connectivités qui viendront s’ajouter à votre PMS. Sachant que toutes les spécialités ne peuvent malheureusement pas se retrouver dans votre PMS, il est alors intéressant de voir quelles sont les possibilités offertes en matière de connectivité. Si vous souhaitez ajouter à votre PMS un logiciel de gestion de la réputation, par exemple, cela pourra être plus ou moins facile selon le fournisseur choisi. Un PMS qui permet l’intégration d’autres logiciels représente donc un atout considérable.

PMS fonctionnalités avancées hôtel gestion