Les nouvelles expériences qui simplifient le travail de la réception

Le travail de réception dans un hôtel est souvent lié à de nombreuses tâches répétitives, que ce soit effectuer les arrivées et les départs ou encore la prise de paiement. La valeur du personnel de réception réside dans la capacité d’offrir un accueil et un service client chaleureux mais aussi dans la capacité à transmettre en quelques minutes passées avec le client, l’ambiance et le standing de l’établissement hôtelier. 

De plus, la réception doit aussi maîtriser les technologies utilisées dans l’hôtel comme la réservation en ligne et plus précisément le logiciel de gestion hôtelière qui est l’outil au quotidien utilisé par ce département. De ce fait, ce département dispose de nombreuses connaissances sur l’environnement de l’hôtel et donc sur l’écosystème qui se trouve à l’intérieur de l’hôtel. 

Ainsi si l’on vient ajouter de nouveaux outils technologiques à ce département, ceux-ci vont venir aider la réception à aller plus vite dans leurs tâches quotidiennes ou à substituer des tâches répétitives. Par exemple, votre PMS est un outil incontournable pour l’automatisation de tâches et permet donc à votre réception de servir correctement vos clients et de leur répondre rapidement. 

Dans cet article de blog, nous vous dévoilons plusieurs technologies qui permettront à la réception de votre établissement hôtelier de se concentrer sur son rôle de service à la clientèle et donc d’offrir une expérience hors pair à vos clients!

Les nouvelles expériences qui simplifient le travail de la réception

L’enregistrement aux bornes d’accueil

Les bornes d’enregistrement et de départ sont d’excellents outils qui permettent à la réception de ne plus effectuer de tâches répétitives. En effet, effectuer un check-in ou un check-out revient à toujours effectuer les mêmes actions: l’identification du client, la validation de son séjour, l’acceptation des conditions de l’hôtel, la prise de pré-autorisation et la remise des clés. De ce fait, ces tâches répétitives sont ainsi substituées par la borne et les clients peuvent donc s’enregistrer ou faire un départ de façon autonome.
Aussi, la borne permet de laisser le comptoir de la réception plus attrayant pour les personnes qui souhaitent avoir un service autre que l’arrivée ou départ puisqu’il n’y aura pas plusieurs personnes qui attendent à la file pour effectuer une arrivée ou un départ. Ainsi, le personnel de la réception sera plus disponible et pourra désormais effectuer des tâches ayant plus de valeur ajoutée et qui augmenteront la satisfaction du client.
Par la suite, les bornes d’accueil sont également un bon moyen pour fluidifier les moments d’affluence puisque le client pourra faire sa propre arrivée en seulement quelques clics. Cela permettra aussi d’avoir un processus d’arrivée ou de départ plus court évitant d’avoir des files d’attente trop importantes.

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L’automatisation des tâches répétitives grâce au PMS

L’automatisation des tâches répétitives est souvent réalisée dans le logiciel de gestion hôtelière ou grâce à l’écosystème qu’il offre avec d’autres logiciels. Ces automatisations sont de tout ordre: assignation des chambres automatique, génération de rapports, entrée automatique des réservations en ligne, prise de dépôt en ligne, confirmation en ligne des informations personnelles avant un check-in. De plus, toutes ces automatisations permettent d’obtenir un gain de temps significatif pour le personnel et d’éviter de refaire toujours les mêmes tâches.

L’utilisation du paiement intégré

Le paiement intégré est un élément de l’automatisation qui permet de raccourcir significativement le temps que prend le processus de prise de paiements. En effet, le montant est directement envoyé depuis le PMS, le type de carte ainsi que la validation du paiement reviennent dans le PMS une fois effectué sur le terminal de paiement. Ainsi, le personnel n’a pas à manipuler le terminal, ce qui lui évite également de faire des erreurs de saisie à la fois sur le terminal et dans le PMS.
Par conséquent, ces erreurs évitées facilitent la fermeture de caisse rapide et permettent à l’ensemble de l’équipe de la réception de passer plus de temps à répondre aux clients et à leur offrir un véritable service à la clientèle de qualité.

La réservation en ligne

Moins nouveau mais ayant tout de même bouleversé le travail de la réception, la réservation en ligne permet de diminuer les appels téléphoniques qui peuvent arriver lorsque le personnel de la réception est occupé à répondre aux clients présents sur place. Dans le désir d’offrir une expérience client mémorable, la réservation en ligne connectée à votre logiciel de gestion hôtelière permet de vérifier en temps réel la disponibilité de l’établissement aux dates voulues. De plus, La réservation en ligne ou le booking engine permet au client de réserver une chambre ou un forfait comme s’il avait un agent au téléphone. Ainsi, son expérience d’achat est tout aussi de qualité puisqu’il peut directement visualiser en ligne la chambre ou les éléments souhaités.

La réception est un service crucial dans un hôtel puisque celle-ci est le garant des premières impressions du client, que ce soit en personne si la réservation a été effectuée par téléphone ou en ligne lors d’une réservation sur l’une des plateformes de l’établissement hôtelier.
De ce fait, valoriser le travail de la réception en automatisant et en utilisant de nouvelles technologies permet à l’hôtel de proposer de nouvelles expériences à ses clients mais aussi de se garantir d’un meilleur service à la clientèle puisque son personnel est plus disponible pour répondre rapidement aux clients. C’est une montée en gamme de l’hôtel que l’on peut observer dans tous les établissements qui font cette démarche mais aussi une façon de mettre plus en valeur le travail des personnes derrière le comptoir ainsi que leur passion et leur volonté de servir leurs clients de façon plus courtoise et efficace.

Choisissez le PMS qui simplifiera le travail quotidien de vos employés!

Les nouvelles expériences qui simplifient le travail de la réception
Les nouvelles expériences qui simplifient le travail de la réception