Votre logiciel hôtelier est un meilleur joueur que vous à Tetris!

Quelle est l’importance d’une bonne attribution de chambres? Cette tâche, qui paraît pourtant banale et sans conséquence, a pourtant un gros impact pour le client, sur vos opérations et sur votre rentabilité. Une attribution adéquate évitera aussi bien des maux de tête à votre personnel en cas de changement de chambre, une tâche que l’on aime comparer au jeu Tetris.

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Quelques conséquences d’une mauvaise attribution de chambres :

Tout d’abord, cette tâche aura une influence sur la satisfaction du client. Quel hôtel n’a pas une chambre qui, de par sa disposition ou les éléments environnants, est moins attrayante que les autres? Il faut alors vous assurer de ne pas attribuer cette chambre à un client fidèle, et ce, même si elle peut paraître tout à fait similaire aux autres à première vue. Lors d’un premier séjour, les clients ne se rendront probablement compte de rien, mais les habitués qui auront connu les autres chambres mieux disposées trouveront peut-être à redire.
De plus, lorsque vos chambres ne sont pas uniformes et que vous utilisez la fonction des commodités de votre logiciel hôtelier pour faire la sélection, il y a toujours une étape critique pour ne pas oublier ce que le client désire.

Pour ce qui est de vos opérations, les situations peuvent souvent devenir critiques lorsque votre taux d’occupation devient élevé. En effet, si on ne lui a pas attribué une chambre ayant toutes les commodités demandées, le client viendra occuper le temps de vos réceptionnistes et cela entraînera obligatoirement le déplacement d’un autre client si votre hôtel est complet. Il vous faudra alors user de logistique pour déplacer ces deux clients sans rien oublier et, surtout, sans pénaliser personne.

Concernant votre rentabilité, une mauvaise attribution peut rapidement engendrer des vides dans votre tableau ainsi qu’une impossibilité de louer certaines chambres. Par exemple, lorsque des chambres sont disponibles pour deux nuits seulement alors que le client en désire trois. Si vous êtes déjà proche du taux d’occupation maximal, une mauvaise attribution vous bloquera, alors qu’une bonne attribution vous permettra d’atteindre un taux d’occupation de 100 %.
Une attribution convenable des chambres dans votre logiciel hôtelier vous évitera également de devoir dédommager des clients qui n’auraient pas eu une chambre rencontrant leurs attentes. Les pertes financières peuvent aussi facilement être évitées si les occupants obtiennent tout ce dont ils ont besoin dans la chambre qui leur a été attribuée.

Enfin, on peut également noter qu’une mauvaise attribution peut avoir des conséquences sur l’usure de vos chambres. Il est facile pour les réceptionnistes de toujours sélectionner la première chambre d’une catégorie. Celle-ci sera donc toujours louée, alors que la dernière sur la liste le sera beaucoup moins souvent. La rotation des chambres attribuées est essentielle pour un établissement, car le matériel ne doit pas être trop usé dans une chambre et encore neuf dans les autres qui sont moins louées.

Vous est-il déjà arrivé de réserver un type de chambres en sachant qu’il restait de l’inventaire, mais qu’au moment de faire la sélection, il n’y en avait aucune de libre? Cette situation est souvent causée par une attribution trop précoce ou aléatoire des chambres dans votre logiciel hôtelier.

Comment faire pour éviter ces situations problématiques?

Avant de procéder à l’attribution des chambres pour une journée donnée, il est d’abord important de recueillir dans votre logiciel hôtelier des renseignements qui vous seront pertinents. Par exemple, le rapport des arrivées sera l’un des éléments indispensables pour réaliser cette opération. Ce dernier peut contenir des informations essentielles, comme des notes de réservation, la liste des clients ainsi que les renseignements concernant l’entretien ménager. Vous pourrez alors commencer à attribuer des chambres selon les préférences de chacun (la vue, l’étage, le type de plancher, la chambre préférée, etc.).

Si vous ne voulez pas que les membres de votre équipe modifient l’attribution d’une chambre, il existe des fonctionnalités pour bloquer certains types de chambres. Dans ce cas, n’oubliez pas de joindre une note qui en indiquera la raison, et il est conseillé d’utiliser cette option qu’exceptionnellement.

L’un des points essentiels dans l’attribution de chambres est de tenir compte de la durée du séjour. En effet, il est préférable de procéder en ordre décroissant. Le but ici est d’éviter des vides dans votre tableau des disponibilités. Parfois, il est préférable d’offrir un surclassement à certains clients qui seront présents pour un court séjour afin de vous permettre d’accommoder des clients ou simplement d’accepter des clients pour un long séjour.

N’oubliez pas de prévenir le client lors de son enregistrement si vous lui offrez gracieusement une chambre supérieure, car ce sera inévitablement un plus pour lui. Le but est de ne pas avoir à déplacer un client durant son séjour. D’une part, parce que cela pourrait être une source d’irritation pour lui et d’autre part, puisque cela vous occasionnera plus de ménage. Lors d’une période fortement achalandée, une attribution de chambres se fait généralement quelques jours seulement à l’avance. Le reste du temps, une attribution la veille est conseillée.

L’outil magique de l’attribution automatique

Certains logiciels hôteliers comme Hotello proposent une fonctionnalité permettant l’attribution automatique des chambres. Cela signifie que c’est votre logiciel hôtelier qui distribue les chambres selon les informations que vous avez entrées et d’autres critères, comme la fréquence d’utilisation de la chambre, par exemple. Cela peut vous éviter de nombreuses erreurs. Votre logiciel hôtelier vous permet ainsi d’optimiser votre attribution tout en tenant compte des volontés de chaque client.

Cette fonctionnalité peut convenir à de nombreux cas. Lorsque vous souhaitez bloquer un étage, par exemple, le logiciel en tiendra compte. Si, par contre, vous souhaitez attribuer des groupes sur certains étages et votre clientèle individuelle sur d’autres, la fonctionnalité d’attribution des chambres pourra traiter tout cela dans un temps record.

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