Comment votre logiciel de gestion hôtelière peut-il vous aider à gérer un manque de main-d’œuvre?

Dans bien des régions, le manque main-d’œuvre dans le secteur du tourisme affecte les opérations de certains établissements hôteliers. Heureusement, certains outils informatiques peuvent palier à ce manque, vous permettant ainsi de maintenir un service de qualité.

logiciel gestion hôtel PMS main-d'oeuvre

Que ce soit en automatisant certaines tâches ou en augmentant l’efficacité de votre personnel, de nombreuses mesures peuvent être apportées. Le logiciel de gestion hôtelière (PMS), qui demeure l’outil principal dans chaque établissement hôtelier, pourrait donc devenir un allier important en cas de manque de personnel. 

1 – Le logiciel de gestion hôtelière permet d’automatiser les tâches récurrentes

Votre PMS est un outil indispensable pour votre établissement. Celui-ci est conçu pour vous aider à effectuer les tâches récurrentes le plus rapidement possible ou à les faire de façon automatique. Parmi les tâches récurrentes que vous pouvez automatiser à l’aide d’un logiciel de gestion hôtelière, l’assignation automatique des chambres est un bon exemple qui peut vous faire gagner beaucoup de temps et qui peut être totalement automatisé. En plus de vous faire épargner du temps, le logiciel optimisera l’espace dans votre hôtel, ce qui vous évitera d’utiliser trop fréquemment la même chambre ou de laisser des endroits vides, ce qui vous empêcheraient de prendre d’autres réservations. Votre logiciel PMS peut également envoyer des rappels de séjour et des remerciements de façon automatique. Cette tâche, en plus d’augmenter la qualité de votre service à la clientèle, est totalement automatisée, alors il est très judicieux de l’utiliser.

Vous pouvez également penser à générer des listes ou des rapports automatiquement. Ainsi, vous ou vos employés n’auront pas à se rendre dans le menu des rapports pour trouver celui qu’ils recherchent et le faire imprimer, car l’impression pourra se faire directement lorsqu’elle est programmée d’avance. Ce sont ces différents types d’automatisation qui permettent d’épargner chaque fois quelques minutes. Au bout du compte, cela rendra votre personnel plus efficace et palliera à un manque de main-d’œuvre potentiel.

2 – Interfacez votre logiciel de gestion hôtelière avec d’autres logiciels

Un logiciel de gestion hôtelière haut de gamme devrait vous permettre d’Interfacer avec d’autres logiciels. Bien souvent, la liste est longue. Cependant, il est important de valider la qualité de l’interface entre les différents logiciels. Le 2ways est souvent un minimum requis qui vous permettra de tirer le maximum des logiciels que vous utilisez. Par exemple, lorsque vous interfacez votre réservation en ligne, les interfaces sont essentielles, d’une part, pour que votre PMS envoie les disponibilités et les tarifs de vos chambres et, d’autre part, pour que votre logiciel de réservation en ligne retourne au PMS l’information et les détails sur les réservations effectuées. Cette interface 2ways entre le PMS et le moteur de réservation en ligne est aujourd’hui un indispensable. De nombreux logiciels sont offerts tant pour augmenter la personnalisation du séjour que pour soutenir vos actions marketing ou encore, pour améliorer l’efficacité de vos départements.

L’interfaçage peut être présent dans différents départements vers votre logiciel PMS, que ce soit depuis les départements de vente, comme le restaurant ou les activités, en envoyant les factures aux chambres directement dans le compte du client ou encore, avec les systèmes téléphoniques qui permettront de charger directement le compte du client lorsque celui-ci a effectué des appels depuis sa chambre. Les interfaces de paiement sont également des outils qui peuvent faire épargner beaucoup de temps aux différents niveaux de votre établissement. Tout d’abord à la réception, puisque les dépôts et les paiements se font automatiquement sans avoir à manipuler le terminal de paiement. Aussi, lorsque vient le temps de faire balancer les fermetures de journée, les réceptionnistes auront la certitude d’avoir effectué les bonnes opérations, évitant ainsi la recherche d’erreurs potentielles. Le gain de temps se répercutera aussi sur la comptabilité ou l’audition de nuit, qui aura également la certitude que les montants prélevés sont exacts.

3 – Modernisez votre réception avec des bornes d’enregistrement

Tout en offrant aux clients une nouvelle expérience d’accueil, les bornes d’enregistrement vous permettront de réduire considérablement votre besoin de personnel d’accueil. Celles-ci permettent aux clients de s’enregistrer de façon autonome. En effet, chaque borne se charge d’identifier le client, de procéder au paiement ou à la préautorisation et de délivrer la clé de chambre au client.

Les bornes permettent aussi aux clients d’effectuer leur départ, de procéder au paiement de leur séjour ou de leurs consommations supplémentaires, de remettre la clé de leur chambre et de recevoir une facture imprimée ou envoyée par courriel. Le besoin de personnel de réception est donc réduit au minimum et celui-ci pourra se concentrer sur les demandes des clients et leur offrir un meilleur service à la clientèle.

4 – Équipez votre personnel d’entretien d’outils connectés au logiciel de gestion

Le département d’entretien ménager est souvent celui où le manque de personnel se fait le plus ressentir. En équipant vos employés d’outils technologiques, vous pourrez ainsi les rendre plus efficaces tout en évitant des déplacements inutiles ou des pertes de temps pour effectuer des communications avec les autres départements. Une application pour l’entretien ménager a de nombreux avantages, dont la conception de listes de chambres affectées au personnel d’entretien en quelques clics. La gouvernante peut ainsi créer une liste de tâches à son personnel disponible rapidement et selon les préférences. En optimisant l’assignation pour l’entretien, le responsable du département peut également limiter les déplacements et permettre au personnel d’entretien de se concentrer sur les tâches à effectuer. De plus, l’application permet à la gouvernante de visualiser les chambres qui sont en cours de préparation. En lui évitant de faire des allers-retours afin de trouver un membre de son personnel, elle peut également rajouter des notes dans le logiciel de gestion, qui seront ensuite retranscrites directement sur l’application et lues par le personnel d’entretien.

L’application permet également de simplifier les communications entre le personnel de la réception et de l’entretien puisque lorsqu’une chambre est prête, ces derniers ont simplement à l’indiquer dans l’application pour que la mise à jour soit apportée dans le logiciel PMS. Lorsqu’il est difficile de recruter du personnel en tourisme, la technologie devient une excellente option, et ce, tant en optimisant les outils déjà en place ou en s’équipant de nouveaux outils. Les gains de temps et les économies en découlant ne devraient pas vous faire hésiter à adopter une nouvelle solution. Et bien souvent, ces technologies sont bénéfiques non seulement pour vos clients qui pourront vivre une nouvelle expérience, mais également pour vos employés qui n’auront plus à effectuer des tâches intéressantes et répétitives, ce qui aura un réel impact sur leur satisfaction au travail.

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