Un logiciel de gestion de salles intégré à votre PMS hôtel

Si vous avez adopté un logiciel de gestion hôtelière, il vous serait probablement difficile de revenir en arrière et de concevoir la gestion de votre hôtel sans l’aide de l’automatisation, des données centralisées et des mises à jour en temps réel sur tous vos postes. Que vous ayez 50 ou 500 chambres à louer chaque soir, vous réalisez à quel point votre logiciel de gestion hôtelière, ou PMS hôtel, a su rendre votre gestion plus fluide, plus rentable et plus efficace.
Or, votre hôtel n’est peut-être pas exclusivement composé de chambres, et la gestion de salles peut faire partie de vos défis quotidiens. Il y a quelques années, nous avons discuté avec un de nos clients de longue date : l’hôtel Le Dauphin de Drummondville. En voyant ses 30 salles et son équipe d’environ 30 personnes qui travaillent de près ou de loin à la gestion de salles, nous avons rapidement réalisé que notre approche pour les chambres pouvait très bien être appliquée au reste de l’hôtel.

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En effet, la gestion de salles est un problème complexe qui requiert beaucoup de coordination entre les différents membres des équipes, une mise à jour constante des informations et un travail acharné pour satisfaire les clients. Entre les mariages, les colloques, les banquets, les réservations, la décoration, la planification des menus et l’organisation des différentes équipes à l’œuvre pour chaque événement, il va sans dire que la gestion de salles n’est pas une mince affaire!
Un module de gestion de salles qui s’intègre à votre PMS hôtel semble être un outil inévitable pour étendre les pouvoirs de l’automatisation, de la collaboration et de l’efficacité d’Hotello à tout votre établissement.

Comment fonctionne un logiciel de gestion de salles?

Un peu comme votre logiciel de gestion hôtelière, le module de gestion de salles vous permet de rassembler toute l’information sur les réservations de vos salles en un seul endroit, au coeur de votre PMS hôtel. Vous pouvez y regrouper les types d’événements, les menus, les besoins spécifiques, les dates, les demandes particulières et bien plus. Vous pouvez également automatiser des tâches, comme la création d’un ensemble de chambres pour un groupe ou la planification de certains aspects. Il est ainsi plus facile pour les membres de vos équipes de collaborer entre eux, puisque toute l’information relative à un événement attribué à une salle se retrouve sur tous les postes de votre établissement, et ce, en temps réel.

L’avantage n° 1 : réduire le nombre d’erreurs

En adoptant un logiciel de gestion de salles, vous pouvez faire comme notre client Le Dauphin et limiter les risques d’erreurs au sein de votre établissement. Étant donné que toute l’information est centralisée en un même endroit, vous évitez les erreurs de notes, la perte de renseignements et les problèmes de lecture des réservations qui pourraient être prises à la main ou dans un calendrier maison.

De plus, votre PMS hôtel, connecté au logiciel de gestion de salles, permet à tous les membres des équipes d’assurer une communication fluide de tous les détails relatifs à la réservation. Chaque personne qui travaille conjointement avec le client ou à la réalisation de l’événement peut ainsi contribuer à cette banque d’informations pour faciliter l’organisation. Les oublis ou la confusion sont donc moins susceptibles de venir troubler votre événement.

Comme toutes les informations sont centralisées, votre logiciel de gestion de salles peut également vous aviser lors d’un conflit d’horaire et vous assister dans la planification des menus, de la vente de produits ou de l’approvisionnement. Les quantités et les demandes spécifiques du client se trouvant au bout de vos doigts, il est plus facile pour vous d’orchestrer tous les éléments qui feront de ces événements des réussites.
De cette manière, vous avez accès en tout temps à une mine d’or d’informations sur votre client et son événement. Vous pouvez analyser les moindres détails de son compte et vous assurer ainsi de bien connaître son profil, surtout s’il est un client fidèle qui vous fait confiance avec son événement annuel.

L’avantage n° 2 : augmenter la rentabilité

En rassemblant toutes les informations au même endroit et en utilisant un logiciel de gestion de salles qui a le pouvoir de vous épauler dans votre travail, vous développez évidemment une plus grande facilité à gérer vos événements.
Ainsi, le logiciel de gestion de salles peut vous assurer la maximisation du taux d’occupation de vos salles en tout temps, puisqu’il vous offre une vue d’ensemble et qu’il peut même vous alerter lorsqu’un client potentiel pourrait bénéficier d’un espace libre.
De plus, comme votre logiciel de gestion de salles est en relation directe avec votre logiciel de gestion hôtelière, il est facile et rapide d’organiser l’hébergement lié à vos événements en procédant à l’attribution ou à la réservation des chambres en quelques minutes.

Évidemment, en retrouvant l’information en un seul endroit et en profitant d’un système puissant, vous pouvez éliminer la paperasse et les erreurs diverses. Votre logiciel de gestion de salles s’occupe de vos soumissions, de vos contrats, de votre facturation, de vos suivis ainsi que de la coordination de vos réservations. Plusieurs éléments de cette chaîne peuvent même être automatisés, pour votre plus grand bonheur.
C’est d’ailleurs ce que notre client Le Dauphin a noté. En adoptant le logiciel de gestion de salles lié à son logiciel de gestion hôtelière, il a pu observer de nombreux gains de temps, mais aussi une réduction de certains coûts. Par exemple, l’équipe du Dauphin a pu enregistrer une économie de temps d’au moins 20 heures par semaine pour la vente et une diminution de 5 heures pour les opérations, grâce à l’automatisation et à la centralisation des informations.

D’ailleurs, les employés du Dauphin ne font plus qu’une seule rencontre hebdomadaire pour tout ce qui a trait à l’organisation des menus et à l’approvisionnement, comme le rapport prévisionnel de la vente de produits. La planification du travail a aussi été allégée grâce au logiciel de gestion des salles, puisque les rapports d’événements permettent de prévoir les fonctions des serveurs et de les ajuster jusqu’à la dernière minute. C’est simple, tous les usagers du système ont accès à l’information en temps réel.

L’avantage n° 3 : offrir un excellent service à la clientèle

Évidemment, avec les avantages énumérés plus haut, vous pouvez imaginer qu’il est maintenant beaucoup plus facile d’assurer un service à la clientèle sans failles et de veiller à la satisfaction de vos clients. En effet, avec l’aide d’un logiciel de gestion de salles qui vous épaule dans le suivi des contrats ou qui relaye l’information pour vous afin d’éviter les erreurs de communication, il devient clair que les événements que vous organiserez dans le futur se feront sans faux pas.
Votre logiciel de gestion des salles vous permet de vérifier rapidement les articles confirmés ou les livraisons de matériel, afin que vous puissiez établir un bilan du travail à accomplir en quelques instants. Centralisé, efficace et mis à jour en temps réel, le logiciel est un allié pour votre relation avec le client, et votre vendeur ou coordonnateur peut s’en servir afin d’éviter les oublis, prévenir les problèmes et assurer un événement sans failles. Étant donné que les demandes du client sont facilement associées aux articles facturés, vous pouvez offrir une facturation plus rapide et plus claire à votre client. De plus, elle se fait automatiquement!

Maintenant, vous comprenez bien que la gestion de salles n’a pas besoin d’être un véritable casse-tête. Elle peut être efficace, rentable et facile, tout en allégeant la tâche de vos employés. En utilisant la technologie au service de votre établissement, il est beaucoup plus facile pour vous de vous distinguer de la concurrence et d’épater vos clients, et ce, sans effort!

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