Hôtel PMS et POS : le duo parfait en hôtellerie

Parce que nos héros favoris arrivent toujours en pair (Sherlock Holmes et Watson, Batman et Robin, Lennon et McCartney), il n’y a aucune raison que dans un hôtel avec plusieurs services, votre système de gestion d’établissement (PMS) ait à travailler seul.

En tant que gestionnaire d’hôtel, vous avez probablement déjà un logiciel PMS dans votre établissement pour vous aider à faire face à toutes les questions de logistique : de l’assignation des chambres jusqu’à la production de rapports. Vous pouvez compter sur lui pour vous offrir l’efficacité, l’automatisation et un point commun pour l’ensemble de l’information qui traverse vos murs. Or, votre établissement est avant tout une entreprise commerciale et, au-delà de l’organisation de l’entretien ménager ou de l’envoi automatique des courriels avant la réservation, vous devez produire des transactions lorsque le client est sur place. Et c’est là que l’autre moitié, l’allié de votre PMS entre en compte : le POS. Un POS est un logiciel (Point of Sale) de type point de vente qui facilite tout ce qui est en lien avec la facturation et les ventes dans votre hôtel autre que les transactions liées au frais de chambre dont l’hôtel PMS se charge. Son utilité est vaste et complémentaire à votre PMS, surtout lorsque votre hôtel offre plus que des chambres.

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Hôtel PMS et POS : la différence

Comme précisé plus haut, le POS est un logiciel point de vente qui peut être hébergé sur le Cloud et qui permet de prendre en charge les ventes, la facturation et la prise de commandes du restaurant, des activités, des repas et de la boutique de l’hôtel. Plus qu’un simple logiciel de facturation, le POS est un logiciel complémentaire à votre PMS qui permet de prendre en charge l’aspect transactionnel pour l’entièreté des consommations additionnelles durant le séjour de votre client. Afin d’offrir une expérience sans tracas et sans embûche, la connexion entre votre PMS et votre POS vous permet d’offrir une facturation unique, compréhensible et cohérente à travers votre établissement. C’est bien important ici de comprendre que le POS ne touche pas uniquement la restauration, mais également les activités offertes dans votre hôtel, à la boutique et au service aux chambres. Le POS assure une connectivité entre les divers départements de votre établissement qui vous permet d’être plus efficace, mais aussi d’offrir une expérience haut de gamme sans faille.

L’intégration Hôtel PMS et POS : pourquoi les deux sont indispensables?

Comme dans une excellente équipe, chacun a ses forces :

  • le PMS s’occupe des réservations de chambres alors que le POS enregistre les commandes du restaurant
  • le PMS gère l’inventaire de chambres, le POS gère l’inventaire d’un restaurant ou d’une boutique
  • le PMS indique si une chambre est à nettoyer ou si elle est prête à recevoir les clients et, d’un autre côté, le POS indique si une table est réservée ou libre

Si vous êtes propriétaire d’un complexe touristique, le POS vous aidera à facturer tous les extras ou activités du client directement à sa chambre afin de simplifier l’expérience du client. Du spa au restaurant, en passant par le bar et la boutique souvenir, l’hôtel PMS et POS seront présents à tous les points de vente pour assurer la cohérence et la facilité.

Hôtel PMS et POS : une intégration pour un meilleur service

En effet, le duo hôtel PMS et le POS permettent ensemble de faire vivre l’ultime expérience à vos clients. Comme votre hôtel comprend de nombreux services et une centaine de chambres et de clients, il est complexe de suivre chaque client et de s’assurer que tout a été payé en bonne et due forme avant son départ. Plusieurs clients croient encore que tout est facturé à la chambre instantanément, alors que ce n’est pas toujours le cas. Pour arriver à une facturation unique et cohérente, le restaurant, la boutique, le service aux chambres et le concierge n’ont qu’à accéder au POS et entrer chaque achat. De cette façon, le client n’a pas besoin de sa carte de crédit tout au long du séjour. Il aura ainsi l’impression de moins dépenser, ce qui l’influencera à dépenser davantage. Le fait d’établir une facturation unique facilite la gestion pour le personnel de l’hôtel, tout en participant au côté agréable du séjour. De plus, si le client a un forfait, un crédit ou une note à son dossier, la connexion entre vos deux logiciels facilitera la communication et évitera des confusions.

Hôtel PMS et POS : La combinaison pour un séjour impeccable

En connectant à la fois votre système de gestion à votre logiciel de points de vente, vous offrez un véritable avantage pour la clientèle. Vous lui permettez de profiter de son séjour sans avoir à se préoccuper des paiements et des erreurs de facturation. Grâce à l’intégration de votre hôtel PMS et POS, les factures impayées au restaurant peuvent automatiquement être chargées à la chambre du client. De plus, vous pouvez vous assurer d’avoir une limite préautorisée de dépenses pour chaque chambre afin d’éviter une mauvaise surprise à la fin du séjour. En effet, en établissant dans le PMS une limite de 500$, par exemple, vos points de vente pourront facturer à la chambre jusqu’à ce que cette limite soit atteinte. Une fois le 500$ dépensé, tous les points de vente liés à votre hôtel PMS seront alertés et pourront indiquer au client qu’il doit payer directement. Vous aurez donc la garantie de ne pas avoir de factures qui dépassent la capacité de paiement du client!

Ainsi, avec votre hôtel PMS et POS intégrés, la centralisation de vos services offre un mode de facturation unique et claire. Vos clients n’auront qu’à régler la note à la fin de leur séjour et vous réduirez ainsi le nombre de plaintes formulées au départ à cause d’une facturation ambigüe. Et qui dit moins de plaintes à la fin du séjour dit aussi un gain de temps à la réception de l’hôtel pour une expérience client rapide et efficace.

Votre hôtel PMS et votre POS sont essentiels l’un à l’autre. Ils vous donnent l’opportunité de gérer votre hôtel de A à Z en utilisant la force des deux programmes pour vous aider à offrir un service à la clientèle plus efficace et connecté. En utilisant le pouvoir de solutions comme celles-ci, vous aurez plus de temps pour vous concentrer sur ce que vous faites le mieux : prendre soin de vos clients afin qu’ils se sentent comme chez eux. Vous voulez en apprendre davantage?

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