Comment votre logiciel PMS peut vous aider avec la gestion du personnel

Votre logiciel PMS contient non seulement une mine d’information importante au sujet de votre clientèle et de vos résultats opérationnels, il représente également une source de renseignements à utiliser sans gêne quand vient le temps de gérer votre personnel. Que ce soit pour gérer des horaires ou encore, pour calculer vos besoins de personnel, votre logiciel PMS est la source d’information prioritaire à employer.

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Les horaires de la réception

La réception est l’un des services qui doit être le mieux organisé dans votre établissement, car la satisfaction de vos clients en dépendra, de leur arrivée à leur départ. La raison principale expliquant l’insatisfaction de vos clients lors de leur passage à la réception est le plus souvent le temps d’attente. La gestion de votre personnel est donc essentielle pour optimiser l’organisation et la fluidité de votre réception. Le logiciel PMS vous permettra ainsi d’obtenir les prévisions d’occupation pour la période visée. Celles-ci sont essentielles, mais il vous faudra également distinguer le type de clientèle qui viendra séjourner chez vous puisque l’accueil pourrait varier en fonction de la clientèle. En effet, s’il s’agit d’un groupe avec guide, par exemple, l’enregistrement pourrait être très simple puisque le guide s’occupe souvent de remettre les clés de chaque chambre. Alors que les prévisions d’occupation évolueront inévitablement entre le moment où l’horaire est préparé et le jour prévu, vous pouvez utiliser en parallèle l’occupation enregistrée ce même jour l’année précédente dans votre logiciel PMS. Ceci vous permettra de mieux prévoir la quantité de personnel nécessaire à la réception. Ces prévisions peuvent également servir au personnel rattaché à la réception, comme les voituriers ou le personnel de conciergerie.

Les horaires de la réception

L’entretien ménager dépend lui aussi beaucoup de l’occupation de l’établissement. Pour définir le besoin en personnel d’entretien, la méthode s’apparente à celle utilisée pour le personnel de la réception. Cependant, plusieurs modèles de gestion de personnel ou de gestion du rendement sont possibles au niveau de l’entretien ménager. Qu’il soit en nombre de chambres, en points, en heures ou en types d’entretien, le calcul final dépendra toujours de l’occupation de votre établissement. Il est donc essentiel d’avoir des prévisions justes sur lesquelles vous baser afin que le personnel soit prévu en conséquence. Il sera donc important d’étudier les données de votre logiciel PMS sur la quantité de séjours prévus, mais également au sujet des types d’hébergement réservés. Ce dernier point est primordial, car le calcul du besoin de personnel ne se fait pas de la même manière pour tous vos types de chambre. Votre plus grande chambre prendra indéniablement plus de temps à nettoyer que votre plus petite chambre. De plus, selon les saisons, certaines parties de votre établissement ne sont peut-être pas occupées. Votre logiciel PMS pourra dans ce cas indiquer à votre personnel d’entretien ménager quel bâtiment ou quel étage n’est pas réservé afin de nettoyer les aires communes moins fréquemment. Votre logiciel PMS indique également la durée des séjours de vos clients. Ainsi, selon votre politique de ménage, vous pourrez prévoir votre besoin en personnel.

Le département de restauration

La restauration est elle aussi influencée par la quantité de personnes qui résident dans votre établissement. Par contre, l’impact est bien différent en restauration puisque les prévisions sont souvent loin de la réalité et les fluctuations sont grandes. Certains éléments, comme le petit-déjeuner, demeurent plus prévisibles, mais le taux de rétention de vos clients à vos différents points de restauration est difficilement prévisible. Malgré tout, certaines informations fournies par votre logiciel PMS pourront vous être utiles, dont les rapports des éléments de forfait qui indiquent combien de personnes ont un forfait avec repas chez vous. Cela pourra donner une idée de l’occupation au directeur de la restauration. Il est aussi possible d’utiliser le taux de rétention moyen de votre restaurant pour en sortir des données, ce qui pourra grandement faciliter la tâche de la création des horaires pour le personnel de restauration.

Les événements dans votre établissement

Les événements représentent aussi un besoin important en personnel. Par contre, étant donné que tout est prévu d’avance, la gestion est simplifiée pour beaucoup de départements. Or, chaque événement aura sa particularité et donc un besoin en personnel différent. Le module de groupe de votre logiciel PMS indiquera à chaque département concerné les détails relatifs à un groupe donné, notamment le nombre de personnes, le nombre de chambres, le type de groupe et les services choisis. Vous pourrez ainsi prévoir la bonne quantité de personnel pour la restauration, l’hébergement, les activités et les autres services que vous proposez.

Votre logiciel PMS devrait être votre source d’information principale quand vient le temps de parler de gestion de personnel, car ce dernier représente une partie importante de vos dépenses. L’équilibre entre le manque et le surplus de personnel peut avoir des conséquences importantes sur la satisfaction de vos clients ou encore, sur la rentabilité de votre établissement. Aussi, le recrutement et la formation de votre personnel étant une partie importante de votre temps, il est essentiel d’investir dans la préparation des horaires pour éviter que vos employés soient sous pression ou, inversement, qu’ils se sentent inutiles. À vous de trouver le juste milieu à l’aide de votre meilleur ami : le PMS!

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