Pourquoi un tableau excel n’est-il pas suffisant pour gérer un hôtel?

Les modèles de gestion hôtelière ont bien changé depuis le temps où les données étaient conservées et classées dans des tableaux Excel. Si vous voulez assurer une gestion efficace de votre établissement, il est nécessaire de vous doter d’un système PMS performant afin de rester maître de tous les aspects de votre hôtel. Que ce soit pour l’analyse des statistiques, la gestion du rendement (yield management) ou encore l’assignation des chambres, les fichiers Excel ne vous seront que d’une aide très limitée. Lorsque vient le temps de considérer une meilleure productivité, un meilleur suivi de vos clients et une meilleure performance dans vos opérations, c’est le temps d’adopter un bon système PMS.

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Un système PMS pour le yield management

En hôtellerie, la flexibilité de la tarification et de l’offre n’est pas seulement un aspect à considérer, c’est une nécessité. Il n’est pas concevable de laisser vos chambres au même prix à tout moment, sans prendre en compte votre taux d’occupation. Avec le yield management, vous maximisez votre chiffre d’affaire en faisant varier les combinaisons de vos prix et de votre taux d’occupation selon le moment de l’année. Cependant, ce n’est pas votre bon vieux tableau Excel qui vous fournira ces données.

En effet, avant de faire fluctuer un tarif vers le haut ou vers le bas, de nombreuses données sont nécessaires. Pour des événements, par exemple, même si les dates sont souvent connues, il se peut qu’avec le temps, une date importante soit oubliée. Ainsi, les tenues des événements peuvent être indiquées dans un logiciel de yield management pour ne plus passer à côté d’une occasion d’affaire. Également, puisque le système PMS possède un module de yield management, il pourra indiquer un grand nombre de données par type de chambre afin de faire fluctuer les tarifs selon ce type, et non en globalité. Ceci est important, car une mauvaise gestion du yield management, comme une mauvaise interprétation des données, pourrait vous faire perdre du profit ou limiter vos gains.

Afin de bien exploiter le yield management de votre établissement, il vous faut impérativement un système PMS efficace qui vous permet d’accumuler de nombreuses données et qui vous les fournit à un seul endroit, et ce, pour vous permettre d’ajuster vos tarifs de la manière la plus optimale.

Un système PMS pour l’analyse des statistiques

Dans l’optique de toujours améliorer le rendement et l’efficacité de votre établissement, les rapports statistiques revêtent une importance cruciale. Avec un système PMS, vous pouvez voir clairement les analyses de segmentation de votre clientèle, ce qui vous permet d’appliquer des stratégies commerciales pour chaque segment plus facilement.

Votre système PMS vous permet également de consulter facilement vos résultats d’exploitation. Les indicateurs comme le REVPAC, le REVPAR, l’ADR et le taux d’occupation sont des données facilement accessibles au quotidien et ne nécessitent aucun calcul manuel. De plus, les statistiques comparatives de votre année passée par rapport à votre activité future vous permettent de prendre des décisions judicieuses pour que vos résultats soient en constante amélioration.

Par exemple, savoir que votre taux d’occupation pour la semaine à venir est en baisse par rapport à celui de l’année passée vous permet d’agir avec les différents outils du système PMS. Vous pouvez, par exemple, ajuster vos tarifs à l’aide du yield management ou encore identifier quel type de clientèle vous préférez cibler.

Le moment de la réservation est aussi une donnée fournie par votre système PMS, et il est intéressant de l’analyser. Cette donnée vous indique combien de temps d’avance, en moyenne, votre clientèle réserve avant son séjour ainsi que le jour précis où votre clientèle est la plus encline à réserver un séjour chez vous. Vous avez aussi accès aux informations relatives aux heures les plus populaires pour les réservations. Les statistiques permettent ainsi aux autres départements de votre établissement, comme les ventes et le marketing, d’ajuster leur discours et de faire des campagnes en lien avec la clientèle cible de votre établissement. Les statistiques permettent également de cibler les consommateurs en fonction de leur pouvoir d’achat, selon certaines données sur les dépenses moyennes effectuées dans l’établissement, entre autres.

D’autres fonctionnalités contenues dans certains logiciels de gestion hôtelière vous sont d’une grande aide, comme les statistiques marketing. Celles-ci génèrent des listes de contacts à partir de votre base de données à des fins promotionnelles ou de marketing, selon ce que vous décidez. Ainsi, vous n’avez plus besoin de créer des listes à la main et de perdre du temps précieux, car votre système se charge de cette tâche à votre place.

Avec de telles statistiques à votre portée, il devient plus facile pour vous d’ajuster votre stratégie et de rester efficace et compétitif.

Un système PMS pour l’assignation des chambres

Une assignation de chambres efficace et optimale n’est certainement pas une tâche évidente à accomplir à la main. Plus votre établissement compte de chambres, plus il faut porter une attention particulière à l’assignation. Sans système PMS, cette étape peut vite devenir un véritable casse-tête.

Avec un système PMS qui prend en charge l’assignation des chambres, vous optimisez votre taux d’occupation puisque le logiciel analyse les chambres libres en fonction des dates et organise les réservations de façon à ce que vous n’ayez pas de « trous » incompatibles avec les durées de séjours de vos clients. Aussi, votre système PMS vous assure de ne pas avoir de clients qui doivent changer de chambre au milieu de leur séjour. L’assignation pourra ainsi optimiser l’espace de votre établissement tout en respectant les commodités demandées par les clients.

Un système PMS pour une facturation rapide et une comptabilité efficace

Votre système PMS, contrairement à votre feuille de tableau Excel, vous permet d’éditer des factures très rapidement lorsqu’il est temps d’enregistrer le départ d’un client à la fin de son séjour. En quelques clics, vous pouvez effectuer le paiement depuis le système PMS et envoyer une facture directement dans la boîte courriel du client. Le système PMS vous donne également la possibilité de garder une trace de tout ce que votre client aura consommé dans votre établissement. Ainsi, si votre client vous redemande sa facture par la suite, il sera plus facile pour vous de la retrouver et de la lui faire parvenir en quelques clics.

Aussi, puisque le système PMS comprend une charte comptable, tous vos revenus sont classifiés par type, et il ne vous reste plus qu’à transmettre le tout au logiciel de comptabilité pour que vos obligations comptables soient respectées. Pensez également à connecter votre logiciel comptable à votre système PMS pour être encore plus efficace.

La connectivité d’un système PMS, un allié pour votre productivité

Les systèmes PMS offrent souvent la possibilité de se connecter à d’autres logiciels. Ainsi, les données recueillies peuvent être échangées avec d’autres logiciels de votre choix. Que ce soit pour la réservation en ligne, pour la gestion de la relation client, pour la gestion de votre réputation ou encore pour l’enregistrement des clients à partir de bornes automatiques, la connectivité d’un système PMS est une fonctionnalité indispensable.

La connectivité est effectivement un élément à considérer puisqu’elle vous permet d’utiliser les outils et les logiciels que vous souhaitez, et non ceux proposés par votre fournisseur de PMS. Également, vous avez la possibilité d’utiliser des logiciels très performants sur des aspects précis de la gestion client non gérés par le système PMS; un atout à considérer.

Un système PMS pour l’automatisation

Bien que votre tableau Excel soit quadrillé et bien organisé, il n’est toutefois pas automatisé. Avec un bon système PMS, plusieurs de vos tâches journalières peuvent être automatisées, vous laissant ainsi plus de temps pour gérer d’autres aspects de votre établissement. Lors d’une prise de réservation en ligne, par exemple, le moteur de réservation doit avoir accès à un inventaire à jour, et c’est votre système PMS qui se charge de cette tâche automatiquement. L’assignation automatique des chambres est également un avantage à considérer puisque vous n’avez pas besoin de vous casser la tête pour savoir quelle chambre est libre pour la durée du séjour du client.

D’autres avantages de l’automatisation méritent une attention, comme les enregistrements automatiques des départs et des arrivées, notamment grâce aux bornes électroniques disponibles dans certains hôtels. Vous n’avez donc plus à intervenir et vous pouvez mettre votre énergie ailleurs afin de rester efficace et performant!

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