Augmentez vos bases de données grâce au concours!

iphone_concours_fr

Utilisez Woobox et H Emailing pour vos concours!

Récupérez immédiatement les données de votre concours dans H Emailing et communiquez directement avec vos clients.
H Emailing peut maintenant être connecté à l’application Woobox, qui vous permet de gérer facilement les participants du concours. Visualisez en temps réel les participants au concours et faites-leur parvenir des renseignements sur votre entreprise dès leur inscription.

Augmentez le nombre d’abonnés à votre infolettre et à vos réseaux sociaux!

Les concours générés par l’application Woobox vous permettent d’augmenter considérablement le nombre d’abonnés à votre infolettre, mais également sur vos réseaux sociaux.
Cela vous permet de vous créer une base de données de grande valeur et de faire parvenir des communications aux personnes qui ont un intérêt certain pour votre entreprise.
De plus, les infolettres qui contiennent un concours enregistrent un taux d’ouverture supérieur de 10 % à 20 % par rapport aux autres types d’infolettre.
POUR EN SAVOIR PLUS :

Plus de 3 000 000 d’entreprises utilisent cette application!

Woobox propose plusieurs outils pour promouvoir votre entreprise sur les réseaux sociaux.
Profitez de ces outils pour générer de nouveaux contacts et étoffer vos bases de données.

La gestion des salles et événements

Chaque hôtel, ou presque, dispose de salles de réunion, et plus généralement d’emplacements dédiés à l’organisation d’événements de groupe. La gestion et la planification associées à ce type de réception obéissent à des règles très spécifiques et rigoureuses pour optimiser le temps et les ressources ainsi que pour satisfaire tous les participants. L’incidence d’une erreur sur ce type de contrat peut être extrêmement pénalisante.

Notre équipe a donc travaillé plusieurs mois sur cet aspect particulier de l’industrie hôtelière, en collaboration étroite avec l’un de nos plus anciens clients : l’hôtel Dauphin de Drummondville. La participation de l’hôtel, par le biais de son directeur des ventes, Étienne Aubin, a été totale et nous a permis d’appréhender cet aspect complexe de la tenue d’événements.

L’un des plus grands défis était d’arriver à intégrer le module de gestion des salles dans Hotello, tout en conservant l’intégrité de cette solution et en y apportant les compléments nécessaires à une bonne gestion.

Plusieurs de nos clients gèrent leurs salles dans Hotello en les considérants comme des chambres. C’est possible, mais ce choix présente certaines limitations.Vous les trouverez ci-dessous sous forme de tableau récapitulatif montrant des cas concrets, les problèmes qu’ils engendrent et la solution que nous y avons apporté.

GESTION_SALLE_GRAND
Quelques chiffres

Le Dauphin de Drummondville s’occupe de l’organisation de plus de 30 salles. Celles-ci étaient auparavant gérées par un système annexe et, en partie (facturation), dans Hotello. L’hôtel utilise maintenant le module de gestion des salles depuis plus de deux ans.

L’équipe compte environ 12 personnes à la réception, 10 monteurs de salles et un groupe de 4 vendeurs dédiés aux salles. Ceux-ci s’occupent du processus complet de gestion des événements, et ce, quel que soit leur type (mariages, réunions, colloques, etc.). De la vente à la facturation finale, toutes les étapes sont prises en charge.

La mise en place du module banquet d’Hotello a permis au Dauphin de réaliser les progrès suivants :

  • Gain de temps : minimum de 20 h par semaine du côté des ventes et de 5 h par semaine du côté des opérations;
  • Meilleure visibilité : une seule interface (Hotello) visible à partir de chaque poste et mise à jour en temps réel;
  • Centralisation de l’information : pas de livres ni de rapports papier, etc. à partager. Pas de ratures ou de modifications manuelles dans les documents. Même les changements de dernière minute sont intégrés dans le système;
  • Gains relatifs à l’organisation des menus et à l’approvisionnement : grâce au rapport prévisionnel des ventes de produits, les menus et l’approvisionnement peuvent être organisés en une seule séance hebdomadaire;
  • Réservations ou événements répétitifs : Hotello permet de copier/coller une réservation. Donc, les réservations corporatives ainsi que les événements récurrents (galas annuels, par exemple) peuvent facilement être réutilisés ou consultés à titre de références;
  • Gains relatifs à la planification du travail : les rapports d’événements permettent de prévoir les fonctions des serveurs et de les ajuster jusqu’à la dernière minute en cas de modification. Tous les usagers ont accès à l’information en temps réel;
  • Suivi des contrats : les rapports fournis permettent en un clic d’établir la liste des items non confirmés pour assurer un suivi auprès des clients
  • Facturation automatique : le contrat et la facture étant issus de la même réservation source, les erreurs de concordance sont évitées.

claudine

Directrice des opérations, chef de produit

 

karine

Formatrice Hotello

 

Interface 2 voies entre Hotello PMS et Fastbooking

Problème

Mingus Software distribue depuis plusieurs années une interface une voie  en partenariat avec l’entreprise Fastbooking (engin de réservation web). Celle-ci permet à Hotello de recevoir des réservations issues de Fastbooking, mais ne permet toutefois pas le transfert des prix et de la disponibilité vers  celle-ci. La configuration des tarifs et de l’inventaire mis en ligne doit être faite par l’hôtelier par le biais de l’extranet de Fastbooking, aussi souvent que nécessaire.

FASTBOOKING_600px

Demande

Fastbooking nous a sollicités pour compléter notre offre et parfaire notre partenariat en mettant au point une interface 2 voies  puisque l’interface une voie présentait certains inconvénients. En voici des exemples :

Manque de sécurité relativement à la réception des cartes de crédit en raison du mode de transmission choisi (courriel);

Double gestion obligatoire de la disponibilité et des prix dans Hotello et dans l’extranet, ce qui entraînait une certaine lourdeur, des erreurs et des pertes de ventes. En effet, l’hôtelier ne pouvait mettre en ligne qu’une partie de son inventaire pour ne pas risquer la surréservation, puis il devait constamment réajuster les quantités et les prix proposés à Fastbooking pour qu’ils reflètent au mieux ceux d’Hotello (et sont gérés en temps réel).

 

Difficulté technique

Pour développer l’interface Fastbooking 2 voies, nous ne pouvions pas utiliser la technologie de Fastbooking une voie, basée sur la réception de courriels. Il fallait donc refaire au complet les protocoles de communication, en utilisant des technologies plus sécuritaires et plus récentes reposant sur des services Windows et Web sécurisés. Fastbooking nous a apporté tout le soutien logistique nécessaire pour que le travail soit fait dans un esprit de collaboration. L’utilisation de technologies modernes et la mise en place des nouveaux protocoles de communication nous ont également permis d’ajouter, outre la tenue en temps réel de la disponibilité et des prix, des fonctionnalités supplémentaires telles que : des règles de réservation,  les  plans tarifaires multiples et leur liaison avec les forfaits d’Hotello.

Solution

Nous sommes donc maintenant en mesure de fournir une interface deux voies, paramétrable et sécuritaire pour gérer l’inventaire et les tarifs, et ce, sans avoir recours à l’extranet. Les réservations et les annulations entrent dans le système en temps réel, de façon complète et autonome. Les règles de réservation (séjour minimum, fermeture d’inventaire, etc.) sont également répliquées en temps réel.

Mingus Software a profité de cette opportunité pour implanter les protocoles de communication dans un système central de distribution. Cette solution a été combinée à un système de contrôle des stratégies d’erreurs. Cela a pour avantage de mieux cibler les alertes et les avertissements, en plus de permettre le contrôle de leur mode de distribution en fonction de leur importance. Par la suite, ce système central pourra facilement être étendu aux autres protocoles de communication Web, existants ou à venir.

claudine

Directrice des opérations