Optimisez votre marketing grâce à HmarketView

  HmarketView, l’outil idéal pour l’analyse et la compréhension de votre hôtel et de votre clientèle LES AVANTAGES DU MODULE HMARKETVIEW : 1. MIEUX CIBLER VOS CLIENTS Il vous donne accès à une base de données segmentée et qualifiée qui vous permet de sortir facilement la liste de clients que vous désirez cibler à l’aide […]

Augmentez vos bases de données grâce au concours!

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Utilisez Woobox et H Emailing pour vos concours!

Récupérez immédiatement les données de votre concours dans H Emailing et communiquez directement avec vos clients.
H Emailing peut maintenant être connecté à l’application Woobox, qui vous permet de gérer facilement les participants du concours. Visualisez en temps réel les participants au concours et faites-leur parvenir des renseignements sur votre entreprise dès leur inscription.

Augmentez le nombre d’abonnés à votre infolettre et à vos réseaux sociaux!

Les concours générés par l’application Woobox vous permettent d’augmenter considérablement le nombre d’abonnés à votre infolettre, mais également sur vos réseaux sociaux.
Cela vous permet de vous créer une base de données de grande valeur et de faire parvenir des communications aux personnes qui ont un intérêt certain pour votre entreprise.
De plus, les infolettres qui contiennent un concours enregistrent un taux d’ouverture supérieur de 10 % à 20 % par rapport aux autres types d’infolettre.
POUR EN SAVOIR PLUS :

Plus de 3 000 000 d’entreprises utilisent cette application!

Woobox propose plusieurs outils pour promouvoir votre entreprise sur les réseaux sociaux.
Profitez de ces outils pour générer de nouveaux contacts et étoffer vos bases de données.

Notre thème du mois

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Votre établissement sera-t-il fermé pour le temps des Fêtes ou la saison hivernale?

Appelez-nous et nous vous aiderons à mettre en place l’audition de nuit automatique. Cette fonction vous permet de choisir l’heure à laquelle Hotello doit déclencher le processus. Ainsi, à votre retour, Hotello sera à jour et vous pourrez reprendre vos activités immédiatement.

 

AUDITIONNUIT_670px

 

Le 31 décembre est généralement synonyme de célébrations. Champagne, musique, partys…

Comment préparer votre établissement pour cette soirée afin de vous assurer que tout le monde pourra bien s’amuser, mais aussi bien dormir? Pour éviter les mauvaises surprises, prenez soin de bien communiquer vos politiques concernant le bruit dans les chambres et les aires publiques. Soulignez aussi vos politiques non-fumeurs. Vous pouvez configurer une politique d’annulation toute spéciale, qui s’appliquera automatiquement pendant le temps des Fêtes.

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Lors de la réservation, exigez un prépaiement complet afin d’éviter les mauvaises surprises. Au moment de l’arrivée, demandez une pré-autorisation afin de couvrir les bris possibles et toutes les dépenses imprévues.

Pour décourager le flânage, embauchez du personnel de sécurité supplémentaire qui se positionnera visiblement dans le lobby lors des heures d’arrivée et qui circulera sur vos étages plus tard en soirée. Planifiez aussi une équipe d’entretien dynamique, fraîche et dispose pour nettoyer tant les chambres que les aires publiques.

Nous le savons, passer le temps des Fêtes derrière un bureau de réception n’est pas des plus palpitants.

Voici des suggestions de tâches simples, mais nécessaires, qui se prêtent particulièrement bien à ces grandes journées de solitude.

1.

Consolider les profils clients : Allez à Administration | Contact | Clients. Appuyez sur Rechercher. Parmi la liste, vous verrez des profils ayant des renseignements communs. Positionnez-vous sur le contact le moins complet, puis appuyez sur CONSOLIDER. Sélectionnez ensuite, à l’aide du bouton RECHERCHER, le profil qui recevra les renseignements de séjour, les statistiques et autres. Répétez l’opération autant que nécessaire pour joindre tous les profils similaires.

2.

Dépoussiérer et désinfecter les postes de travail : N’oubliez pas de bien nettoyer vos claviers, téléphones et accoudoirs des chaises. La saison du rhume est commencée!

3.

Déchiqueter les cartes d’enregistrement et les autres documents obsolètes (surtout si vous faisiez l’empreinte de la carte de crédit à l’époque) : Les normes PCI, qui dictent les protocoles mondiaux de sécurité des informations de crédit, interdisent de conserver sur un médium non sécurisé les numéros de carte de crédit. Il faut donc les supprimer de façon adéquate.

4.

Trier les brochures et réapprovisionner les armoires: Rien de plus frustrant que de chercher un paquet de feuilles pour l’imprimante et de se rendre compte que personne n’a rempli l’armoire! Profitez donc de ces moments de quiétude pour mettre de l’ordre dans vos stocks de fourniture. Testez l’encre des stylos, faites une liste des choses manquantes et recyclez les brochures expirées.

5.

Réviser les procédures: Il n’est pas possible de trop bien connaître les procédures d’urgence de l’hôtel. Il est toujours judicieux de relire les procédures d’évacuation, de jeter un coup d’œil au panneau de feu pour repérer les boutons importants et de réviser les numéros personnels des cadres à appeler en cas d’urgence.

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Notre thématique du mois

C’est l’heure du bilan de fin de saison pour les établissements dont les opérations fluctuent selon les saisons.

Les indicateurs essentiels pour faire un bon bilan sont les suivants :

  1. Évaluation des résultats en chiffres
  2. Comparaison des résultats actuels à ceux des années précédentes
  3. Positionnement sur les réseaux sociaux (note globale de l’établissement sur Expedia, Trip Advisor ou autres, commentaires des clients, réponses du personnel à ces commentaires, etc.)
  4. Roulement du personnel après la saison (raison du départ, commentaires, etc.)

Le bilan de fin de saison est un travail nécessaire pour comprendre le positionnement global de son établissement. Pourtant, la plupart des gestionnaires ont une charge de travail quotidienne trop importante et manquent de temps pour prendre ces indicateurs en compte. Alors, si les résultats de votre bilan représentent souvent une surprise, plusieurs outils peuvent vous aider à mesurer votre positionnement en temps réel.

Outils pour faire un bon bilan

Dans Hotello :

Manager Daily – Cet outil donne, entre autres, tous les renseignements mensuels voulus avec les comparatifs des années passées.

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Statistiques par tarif de chambre journalier – Cet outil vous permet de voir quels sont les tarifs qui « rapportent ».

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Vente de forfaits – Cet outil vous permet de voir quels sont les forfaits les plus populaires.

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Statistiques annuelles par champ personnalisé – Cet outil vous permet de connaître la source des réservations et peut être étendu à tous les champs personnalisés.

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Délais de réservation (H MarketView) – Cet outil vous permet d’évaluer quand lancer les campagnes pour la prochaine saison.

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Yield – Cet outil vous permet de comparer les pourcentages d’occupation et l’ADR à ceux de l’année précédente, sur une période donnée.

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Téléchargez notre documentation PDF ici :

 

Anaïs Berzi

Directrice générale de Mingus Software

NOTRE THÉMATIQUE DU MOIS

1.LA FAMILLE MINGUS

La famille Mingus Software s’est récemment agrandie avec l’arrivée du nouveau membre H Emailing, un service d’envoi de courriel marketing conçu pour l’hôtellerie.

LA FAMILLE MINGUS_650px

Mingus offre donc maintenant quatre produits conçus spécialement pour les hôteliers afin de leur permettre une gestion efficace.

Hotello :

Chef de file sur le marché québécois de l’hôtellerie indépendante, Hotello est offert depuis bientôt 15 ans aux hôteliers qui souhaitent utiliser les meilleurs outils marketing et statistiques de l’industrie ainsi que des fonctionnalités au service de leur réussite.

H Emailing :

Il s’agit de la solution de marketing par courriel conçu pour l’hôtellerie la plus concurrentielle du marché. Vous pourrez communiquer avec vos clients dès votre prochain envoi, car H Emailing est directement connecté à votre PMS Hotello. Aucune manipulation à faire pour gérer vos listes de clients!

KX hotel :

Connectez votre système téléphonique Panasonic à votre PMS. L’administration et la centralisation de toutes les communications, la facturation des appels ainsi que la gestion des activités de vos effectifs s’orchestreront désormais sans difficulté.

Equip :

Dotez-vous d’une solution efficace pourvue d’un gestionnaire de tâches complet qui facilite les opérations et l’administration de votre hôtel.

2. UNE HISTOIRE DE FAMILLE

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Ce mois-ci, nous mettons de l’avant un établissement utilisant Hotello depuis 2010. Il s’agit non seulement d’une institution dans le monde du golf, mais aussi d’un centre de villégiature quatre saisons hors pair comportant 16 luxueux chalets 4 étoiles ayant remporté le Grand Prix du tourisme québécois.

Il s’agit du Royal Laurentien!

3. GÉRER LA TARIFICATION ENFANT / ADULTE DANS HOTELLO

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Saviez-vous que… Hotello gère complètement vos forfaits familiaux, en considérant les tranches d’âge liées aux activités et les laissez-passer familiaux!

En effet, en configurant les types de charge suivant les groupes d’âge, vous pourrez préparer les articles de forfait avec les bons prix et simplifier au maximum la création d’une réservation. Un élément facultatif dans votre forfait sera utilisé pour vos laissez-passer familiaux, qui pourront être sélectionnés selon la situation particulière de la famille.

 

4. EXPERTS DE L’HÔTELLERIE POUR LA FAMILLE

Le marché du tourisme familial n’est pas la cible favorite de tous les hôteliers, et pour cause! Celui-ci nécessite la prévision d’un espace réservé aux familles dans le restaurant pour éviter que les autres clients se plaignent. Il faut également penser aux équipements particuliers requis pour accueillir et satisfaire les bébés et les enfants plus âgés. Pourtant, certains établissements en font leur cible et visent cette clientèle depuis de nombreuses années. Découvrez ce qui a fait le succès de Jouvence.

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« Situé en plein cœur du parc national du Mont-Orford, aux abords du lac Stukely, le Centre de villégiature Jouvence est un endroit vivifiant où nature, plaisir et plein air se conjuguent. Pour des vacances en famille, en couple, en solitaire, entre amis, ou même par affaires, Jouvence offre une formule tout compris : nuitée, 3 repas par jour, multitude d’activités et accès à tous les équipements de plein air disponibles sur le site, selon la saison.

L’histoire de Jouvence débute en 1944, lorsqu’un curé achète un petit lotissement en bordure du lac Stukely, à Orford. Au fil des ans, la corporation épiscopale fait l’acquisition de plusieurs terrains avoisinants et construit de petits chalets.

Le 1er mai 1970, Jouvence devient un organisme sans but lucratif, statut qu’il a conservé depuis. C’est en 1976 que Jouvence élargit sa clientèle; le centre accueille dorénavant les familles. Ainsi, des agrandissements et des acquisitions ont été nécessaires au développement de l’offre. Jusqu’en 2000, d’autres bâtiments sont construits par le biais de corvées. En 2002, avec l’aide de subventions et de prêts, Jouvence investit dans un projet de rénovations majeures. En 2010, deux nouveaux pavillons ouvrent leurs portes. Ces pavillons modernes, construits en partie avec des matériaux écologiques et recyclés, permettent de répondre aux besoins grandissants de la clientèle. C’est également en 2010 que le Centre de villégiature se voit octroyer la classification de centre de vacances 5 étoiles en raison de la grande qualité de son service, de ses équipements et de ses infrastructures.


Depuis plus de 45 ans, les clés de notre succès sont : la passion de nos employés, la magie de notre site et un service personnalisé orienté vers le client.

Jouvence, l’hôtellerie autrement! »

François Leduc, MBA. Directeur général, Jouvence

Envoyez les factures de comptes à recevoir par courriel!

Soyez vert!

Envoyez les factures de comptes à recevoir par courriel!

En tant qu’entrepreneur, vous avez probablement déjà remis en question vos actions et votre impact sur l’environnement. Nous vous proposons maintenant de modifier votre façon de transmettre les copies de factures qui sont chargées aux comptes à recevoir. Devenez vert en deux étapes!

1.

Allez à Configurer | Renseignement sur l’hôtel | 4-Information administrative

Dans la section « Valeurs par défaut pour les comptes à recevoir », choisissez le numéro du modèle de facture que vous souhaitez qu’Hotello envoie. Cochez « ON » pour envoyer la facture automatiquement par courriel.

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2.

Dans Administration | Compte à recevoir

Assurez-vous que le contact de facturation a une adresse courriel. Ensuite, cochez pour activer « Courrieller la facture automatiquement »   Lors de l’audition de nuit suivant le séjour du client, qui aura été imputé au compte à recevoir, Hotello enverra une copie de la facture. Il ne vous restera qu’à faire l’envoi mensuel de l’état de compte.

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Sarah, Soutien Hotello

Les saisons touristiques sont trop courtes pour laisser passer la moindre occasion de vente!

Les saisons touristiques sont trop courtes pour laisser passer la moindre occasion de vente!

La réussite d’une saison passe par la connaissance de votre produit, mais surtout par celle de votre outil de travail. La haute saison entraîne automatiquement l’arrivée de nouveaux employés, c’est pourquoi il est judicieux d’opter dès maintenant pour les formations continues offertes par l’équipe de Mingus Software pour que ces nouvelles recrues puissent utiliser votre outil de travail à sa pleine capacité.

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La haute saison est également synonyme d’acquisition de données! 

La haute saison est accompagnée d’un fort achalandage. Le temps est donc venu d’enregistrer le plus de renseignements possible pour affiner et enrichir votre base de données et vous permettre de fidéliser votre clientèle!

En acquérant de l’information et en enrichissant votre base de données, vous serez bien outillé pour envoyer des courriels à l’aide des outils de Mingus Software. Les bases de données sont la richesse de votre entreprise, alors rentabilisez votre personnel à l’accueil pour qu’il pense à enregistrer les données des clients qui séjourneront chez vous durant la saison estivale.

De la réactivité à la proactivité

Parmi les principaux facteurs qui préoccupent les hôteliers, mentionnons l’interprétation adéquate des prévisions de ventes ainsi que l’exploitation judicieuse des comparaisons des résultats entre deux années. Ces opérations ont pour but d’améliorer la réactivité face à une conjecture donnée ou, à plus long terme, de définir des objectifs réalistes. Bien que les outils d’analyse statistique des dates antérieures (ADR, REVPAR, REVPAC, segmentation, etc.) soient généralement bien maîtrisés, il n’en est pas toujours de même pour les projections.
Voici l’une des questions pratiques qui nous est couramment posée : « Nous sommes en octobre 2013. Ma prévision d’occupation pour juillet 2014 est de X %. Suis-je en avance ou en retard par rapport à l’année dernière? »

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Il est facile de savoir, au moyen des rapports marketing, quelle a été l’occupation finale en juillet dernier (2013). Cette information, bien qu’utile, ne fournit cependant à l’usager qu’une partie des données nécessaires pour qu’il puisse prendre une décision proactive. En effet, le décideur n’est pas en mesure de connaître l’évolution quotidienne de ses chiffres jusqu’à l’occupation finale. Ainsi, la bonne question qu’il devrait poser est plutôt : « En octobre 2012 (l’année dernière), quelle était ma prévision pour le mois de juillet suivant (2013) ? »
Fournir ce type d’information représente toutefois un défi technique, car il faut conserver une « image » des prévisions passées sans que les données réelles les écrasent au fil du temps. Pour éviter cette difficulté, nous avons implanté dans Hotello un système de journalisation automatique lors de l’audition de nuit. Cette fonctionnalité a ensuite été peaufinée pour ne pas nuire au rendement et à la taille de la base de données.
Les résultats obtenus grâce à cette nouvelle fonctionnalité ont ensuite été intégrés dans le module de Yield Management. Ceux-ci sont représentés numériquement et graphiquement au bas du tableau.
Voici un exemple concret :
Date d’audition : 07/11/2013

Je regarde mes prévisions pour le : 07/12/2013

Examinons en détail la signification de ces résultats pour le taux d’occupation. Le même raisonnement peut être ensuite appliqué à l’ADR et au REVPAR. La véritable analyse consiste à considérer ces trois facteurs (taux, ADR, REVPAR) en parallèle.
Le chiffre noir m’indique qu’en date d’aujourd’hui (le 7 novembre 2013), ma prévision pour le samedi 7 décembre 2013 est de 98,95 %.
Le chiffre bleu m’indique que l’année dernière, le 7 novembre 2012, ma prévision pour le samedi 8 décembre 2012 (on doit comparer les dates en fonction du même jour de semaine) était de 30,53 %.
Le chiffre rouge m’indique que mon taux d’occupation final en date du samedi 8 décembre 2012 était de 100 %.
INTERPRÉTATION DES DONNÉES
Comparaison des prévisions pour l’année en cours vs les prévisions de l’année passée
L’établissement est en avance de 68,42 % (98,95 % – 30,53 %) par rapport aux prévisions de l’année précédente.
〖Occupation〗_(12-2013)=98,95 %
〖Occupation〗_(12-2012)=30,53 %

Comparaison des prévisions de l’année en cours vs l’occupation finale de l’année passée.
L’établissement, à un mois de la date examinée (le 7 décembre), n’est qu’à 1,05 % (100 % – 98,95 %) du résultat final de l’année précédente.
〖Occupation〗_(12-2013)=98,95 %
〖Occupation finale〗_( 12-2012)=100 %

Comparaison des prévisions de l’année passée vs l’occupation finale de l’année passée
L’établissement n’avait que 30,53 % de réservations confirmées en novembre 2012 pour décembre 2012, mais cela n’a pas empêché de terminer avec une occupation de 100 %. Cela signifie que 69,47 % (100 % – 30,53 %) des réservations sont entrées au cours du dernier mois.
〖Occupation〗_(12-2012)=30,53 %
〖Occupation finale〗_(12-2012)=100 %
Toutefois, il est important de souligner que les annulations (tout comme les créations ou les modifications) affectent l’occupation. Bien que l’établissement soit à priori dans une situation confortable, il se peut que cela change s’il fait face à des annulations massives.

Aide décisionnelle
Réaction à court terme
En examinant mes chiffres pour les jours à venir, je peux décider, si j’accuse un retard, de lancer une promotion de dernière minute. Au contraire, si mes objectifs sont déjà largement atteints, je peux décider d’imposer des règles de réservation plus restrictives (augmenter les tarifs de mes chambres ou augmenter la durée de séjour obligatoire afin d’accroître mes recettes).

Réaction à long terme
Je peux, en regardant évoluer mes prévisions pour l’année à venir, peaufiner mes campagnes promotionnelles. En comparant mes prévisions pour l’année à venir à l’occupation finale à la même période l’année passée, je peux ajuster mes objectifs et vérifier s’ils sont sur la bonne voie ou non. Cette information est précieuse pour décider s’il faut augmenter ou réduire certains investissements publicitaires.
L’analyse des prévisions et de l’occupation finale par rapport à la date d’audition me permet de prévoir le délai moyen nécessaire pour atteindre mon occupation finale. Par exemple, je peux évaluer le nombre de jours requis pour que les prévisions (bleu) atteignent 80 % de l’occupation finale (rouge). Cela m’aidera aussi pour mes extrapolations.

Le module de Yield Management est donc un complément indispensable d’Hotello puisqu’ il permettra d’accroître son rendement. Grâce à plusieurs filtres applicables sur les données à traiter, ce module devient aussi un allié essentiel lorsqu’il s’agit de négocier avec des partenaires de distribution Web (Expédia, par exemple) à qui vous ne dédiez qu’une partie de votre inventaire. En effet, grâce aux résultats filtrés, vous pourrez évaluer le nombre de chambres que vous avez intérêt à mettre en ligne versus celui qu’il serait préférable de vendre par le biais de vos propres canaux, à un tarif plus rentable.
Dans tous les cas, les décisions finales reviennent au gestionnaire. Par contre, cet outil puissant, facile à mettre en œuvre et rapide offre les éléments indispensables pour prendre une décision éclairée et pour agir de manière proactive. Vous pourrez maintenant anticiper les fluctuations du marché au lieu de les subir.

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Directrice des opérations

 

Avec ou sans auditeur, telle est la question!

À quoi sert l’audition de nuit?

Plusieurs personnes se demandent à quoi sert l’audition de nuit, aussi appelée vérification de nuit ou fermeture de journée. Eh bien, le changement de date dans un système comme Hotello (PMS) ne se fait pas automatiquement. Pourquoi? Pour que l’on puisse vérifier les données comptables quotidiennes et y apporter les corrections nécessaires avant que le changement de date ne se fasse. Une fois rendu au lendemain, la journée comptable se ferme et vous ne pouvez plus la modifier. Nous sommes toutefois conscients que de nombreux petits établissements ne disposent pas d’employé de nuit. Ceux-ci peuvent donc demander à l’employé de soir ou au premier employé qui arrive le matin d’effectuer ces tâches.

Pourquoi est-il préférable d’effectuer la vérification durant la nuit?

Les autres services de l’hôtel, tels que le restaurant, le bar, les banquets et le spa, sont fermés durant la nuit (système POS). Il n’y a donc plus de risque de transfert de frais vers Hotello (système PMS) pendant cette période.

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Les tâches de l’auditeur

Vous pouvez attribuer plusieurs tâches à votre auditeur. Par exemple :

  • Fermer votre lot de cartes de crédit et le comparer à vos soldes dans Hotello. Si les montants ne correspondent pas, il pourra apporter les corrections requises. Il est alors très important de le faire avant le changement de date, sinon il y aura un débalancement dans le système.
  • Si des frais de restauration, de spa (POS), etc. sont transférés vers le PMS, vérifier s’ils ont été attribués aux bonnes chambres et si les montants sont exacts.
  • Au besoin, consolider les revenus du restaurant et de l’hôtel afin de faciliter la tâche au département de la comptabilité.
  • Imprimer les rapports statistiques.
  • Préparer les clés et les factures des groupes.
  • Assigner les chambres pour le lendemain et imprimer les cartes d’enregistrement.
  • Faire les appels de réveil.
  • Répondre au téléphone et faire des réservations (pour les noctambules).
  • Répondre aux demandes des clients résidents et veiller à leur sécurité.

En résumé, l’auditeur prépare tout ce que les autres quarts de travail n’ont pas la chance de faire et s’assure que les données comptables balancent. Il est difficile de trouver quelqu’un pour pourvoir ce poste, mais si vous réussissez, il s’agira d’un grand atout pour votre entreprise.

karine

Formatrice