5 points essentiels concernant H EMAILING

5 POINTS ESSENTIELS À SAVOIR SUR LE NOUVEAU MEMBRE DE LA FAMILLE MINGUS SOFTWARE!

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H Emailing est un service de marketing par courriel conçu pour l’industrie hôtelière. Cette plateforme est directement reliée à votre logiciel Hotello pour que vous puissiez optimiser vos envois et la communication avec vos clients. H Emailing vous permet également de cibler précisément votre clientèle à l’aide de filtres personnalisables et vous fournit des données statistiques avancées pour mesurer l’efficacité de vos envois.

1. UNE CONNEXION À HOTELLO :

Bénéficiez du transfert de votre base de données Hotello vers votre plateforme de marketing par courriel. Votre temps et vos envois sont optimisés.

2. TARIFICATION LA PLUS CONCURRENTIELLE DE L’INDUSTRIE :

Économisez et choisissez d’augmenter vos revenus grâce au marketing par courriel. Optez pour le fournisseur le plus compétitif de l’industrie.

3. DES PROFESSIONNELS DU MARKETING PAR COURRIEL À VOTRE SERVICE :

Confiez la conception de vos infolettres à des professionnels qui sont là pour vous guider et vous conseiller.

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4. UN DESIGN MODERNE ET NOVATEUR QUI S’ADAPTE À VOTRE IMAGE :

Adoptez un design à l’image de votre établissement et un visuel personnalisé afin de vous différencier de la concurrence.

5. UN ESSAI GRATUIT VOUS EST OFFERT :  

Nous vous proposons de faire un essai gratuit et de constater par vous-même la simplicité du service H-Emailing.

Guide de survie au brouhaha estival

Hotello vous présente son guide de survie au brouhaha estival

COMMENT SURVIVRE AUX VACANCES DES AUTRES ?

Vous voyez votre carnet de réservation se remplir et la capacité de l’hôtel plafonner.

Vous finalisez les embauches du personnel de soutien et planifiez les séances de formation.

Vous passez en revue les stocks, communiquez avec vos sous-traitants et vous sentez déjà l’adrénaline monter ?

Pas de soucis ! Hotello a pensé à vous et a créé un guide de survie qui vous aidera à passer à travers la saison forte, et ce, sain et sauf !


Conservez votre humoursouriez

Tout en gardant votre professionnalisme, un grain d’humour peut grande- ment améliorer votre moral et réduire les effets négatifs du stress. Le sourire est contagieux et renforce l’esprit d’équipe !


Ayez une réserve de votre vin préféré à la maisonvin

Après une longue journée passée à répondre aux exigences de votre clientèle, rien n’égale un bon verre de vin (ou deux) pour se détendre.


Renflouez vos provisions de pansements pour les piedsplaster

On ne se le cachera pas, les pieds sont très sollicités dans notre milieu. Soyez prévoyant et protégez vos pieds avec une bonne crème hydratante !


Planifiez vos discours intérieurs pour vos clients difficilespatience

Toujours, avec le sourire accroché aux lèvres (souvenez-vous : ce n’est pas personnel), imaginez votre client avec une petite couronne sur la tête pour vous aider à garder le sang-froid !


Hydratez-vous et respirez profondémenthydratation

Ces règles fondamentales vous permettront de garder le cap et de bien performer, tout en préservant vos relations professionnelles !


Nous savons que les prochains mois seront exigeants pour vous et votre équipe, sachez que nous sommes toujours disponibles pour répondre à vos questions et vous soutenir en cas de besoin.

Les saisons touristiques sont trop courtes pour laisser passer la moindre occasion de vente!

Les saisons touristiques sont trop courtes pour laisser passer la moindre occasion de vente!

La réussite d’une saison passe par la connaissance de votre produit, mais surtout par celle de votre outil de travail. La haute saison entraîne automatiquement l’arrivée de nouveaux employés, c’est pourquoi il est judicieux d’opter dès maintenant pour les formations continues offertes par l’équipe de Mingus Software pour que ces nouvelles recrues puissent utiliser votre outil de travail à sa pleine capacité.

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La haute saison est également synonyme d’acquisition de données! 

La haute saison est accompagnée d’un fort achalandage. Le temps est donc venu d’enregistrer le plus de renseignements possible pour affiner et enrichir votre base de données et vous permettre de fidéliser votre clientèle!

En acquérant de l’information et en enrichissant votre base de données, vous serez bien outillé pour envoyer des courriels à l’aide des outils de Mingus Software. Les bases de données sont la richesse de votre entreprise, alors rentabilisez votre personnel à l’accueil pour qu’il pense à enregistrer les données des clients qui séjourneront chez vous durant la saison estivale.

Avez-vous entendu parler du service H Emailing?

 

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L’équipe Mingus Software est fière de vous offrir un service clé en main pour la conception d’infolettres et l’envoi massif de courriels marketing.

Grâce à H Emailing et à notre nouvelle équipe de communication, restez en contact avec vos clients et augmentez votre performance en lançant des campagnes régulières d’infolettres.

Supprimez les intervenants et centralisez vos actions pour une plus grande efficacité!

La plateforme H Emailing extrait directement vos données clients à partir d’Hotello, en plus de vous donner la possibilité de créer des listes pour chaque campagne et d’avoir une base de données sans limites de noms.

Renseignez-vous auprès de notre équipe pour en apprendre davantage!

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Mingus Software étend son offre pour que vous puissiez mieux performer!

Deux professionnels du design et du marketing rejoignent l’équipe pour optimiser vos ressources et répondre à vos besoins!

Claire, designer Web et graphique, peut vous aider à créer vos éléments visuels : site Internet, gabarits d’infolettres, bannières publicitaires, etc. Elle est à votre disposition pour faire rayonner votre établissement!

De plus, Nicolas, coordonnateur des communications, sera à votre écoute et vous fera part de ses idées afin de concevoir du contenu adapté à vos besoins en matière de communication.

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DÉCOUVREZ LES NOUVELLES TENDANCES DE L’INDUSTRIE AVEC NICOLAS DANS NOTRE SECTION BLOG.

Renseignez-vous auprès de notre équipe pour en savoir plus!

 

La gestion des salles et événements

Chaque hôtel, ou presque, dispose de salles de réunion, et plus généralement d’emplacements dédiés à l’organisation d’événements de groupe. La gestion et la planification associées à ce type de réception obéissent à des règles très spécifiques et rigoureuses pour optimiser le temps et les ressources ainsi que pour satisfaire tous les participants. L’incidence d’une erreur sur ce type de contrat peut être extrêmement pénalisante.

Notre équipe a donc travaillé plusieurs mois sur cet aspect particulier de l’industrie hôtelière, en collaboration étroite avec l’un de nos plus anciens clients : l’hôtel Dauphin de Drummondville. La participation de l’hôtel, par le biais de son directeur des ventes, Étienne Aubin, a été totale et nous a permis d’appréhender cet aspect complexe de la tenue d’événements.

L’un des plus grands défis était d’arriver à intégrer le module de gestion des salles dans Hotello, tout en conservant l’intégrité de cette solution et en y apportant les compléments nécessaires à une bonne gestion.

Plusieurs de nos clients gèrent leurs salles dans Hotello en les considérants comme des chambres. C’est possible, mais ce choix présente certaines limitations.Vous les trouverez ci-dessous sous forme de tableau récapitulatif montrant des cas concrets, les problèmes qu’ils engendrent et la solution que nous y avons apporté.

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Quelques chiffres

Le Dauphin de Drummondville s’occupe de l’organisation de plus de 30 salles. Celles-ci étaient auparavant gérées par un système annexe et, en partie (facturation), dans Hotello. L’hôtel utilise maintenant le module de gestion des salles depuis plus de deux ans.

L’équipe compte environ 12 personnes à la réception, 10 monteurs de salles et un groupe de 4 vendeurs dédiés aux salles. Ceux-ci s’occupent du processus complet de gestion des événements, et ce, quel que soit leur type (mariages, réunions, colloques, etc.). De la vente à la facturation finale, toutes les étapes sont prises en charge.

La mise en place du module banquet d’Hotello a permis au Dauphin de réaliser les progrès suivants :

  • Gain de temps : minimum de 20 h par semaine du côté des ventes et de 5 h par semaine du côté des opérations;
  • Meilleure visibilité : une seule interface (Hotello) visible à partir de chaque poste et mise à jour en temps réel;
  • Centralisation de l’information : pas de livres ni de rapports papier, etc. à partager. Pas de ratures ou de modifications manuelles dans les documents. Même les changements de dernière minute sont intégrés dans le système;
  • Gains relatifs à l’organisation des menus et à l’approvisionnement : grâce au rapport prévisionnel des ventes de produits, les menus et l’approvisionnement peuvent être organisés en une seule séance hebdomadaire;
  • Réservations ou événements répétitifs : Hotello permet de copier/coller une réservation. Donc, les réservations corporatives ainsi que les événements récurrents (galas annuels, par exemple) peuvent facilement être réutilisés ou consultés à titre de références;
  • Gains relatifs à la planification du travail : les rapports d’événements permettent de prévoir les fonctions des serveurs et de les ajuster jusqu’à la dernière minute en cas de modification. Tous les usagers ont accès à l’information en temps réel;
  • Suivi des contrats : les rapports fournis permettent en un clic d’établir la liste des items non confirmés pour assurer un suivi auprès des clients
  • Facturation automatique : le contrat et la facture étant issus de la même réservation source, les erreurs de concordance sont évitées.

claudine

Directrice des opérations, chef de produit

 

karine

Formatrice Hotello

 

Cryptage des numéros de carte de crédit pour une sécurité accrue

Vous avez sans doute entendu parler des normes mondiales PCI, qui visent à augmenter la sécurité relative aux données des comptes de paiement. Pour s’y conformer, Hotello est programmé pour crypter automatiquement, donc pour sécuriser, vos numéros de carte de crédit. La méthode utilisée nécessite une clé de cryptage unique à chacun. Les normes PCI recommandent de changer cette clé régulièrement afin de réduire les risques en cas de vol ou de perte des données.

Mingus Software a mis à votre disposition un outil permettant de changer votre clé de cryptage. Celui-ci vous permet de générer automatiquement une nouvelle clé robuste, unique et respectant les normes de sécurité en vigueur. Le processus mis en place dans Hotello procède au nouveau cryptage des renseignements sensibles après l’émission de la nouvelle clé. Il est préférable de modifier cette dernière au moins une fois par année. Cette fonctionnalité est accessible à partir de l’interface principale : Administration -> Modifier la clé de cryptage.

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Voici les étapes à suivre :

Après l’audition de nuit, rendez-vous dans :

Administration -> Modifier la clé de cryptage

  1. Vous serez averti qu’Hotello fermera les interfaces.
  2. Hotello vous offrira de sauvegarder la base de données. Vous devez accepter.
  3. Lorsque la sauvegarde sera terminée, le changement de clé commencera. Vous verrez la progression des fiches cryptées de nouveau.
  4. Les interfaces redémarreront.

*Ce processus peut prendre plusieurs minutes, c’est pourquoi nous vous suggérons de le lancer après l’audition de nuit, lorsqu’il y a moins d’activité dans votre établissement.

Si une ou plusieurs interfaces n’ont pas pu être fermées automatiquement, le processus ne démarrera pas. Vous pourrez régler ce problème en fermant manuellement toutes vos interfaces. Dans ce cas, n’oubliez pas de les redémarrer lorsque la procédure sera terminée.

Avant de reprendre le travail, vérifiez toujours quelques réservations au hasard pour vous assurer que les données de cartes de crédit sont encore accessibles.

Si, pour une raison ou une autre, la procédure de changement de la clé de cryptage ne fonctionne pas, communiquez avec nous dans les jours qui suivent. Veuillez le faire pendant les heures ouvrables puisque le technicien de nuit ne pourra pas vous aider.

 

sarah

Technicienne au support

Offre Cloud

Connectez-vous à votre système partout et en tout temps, avec Mac, PC ou tablette afin de réagir dans les plus brefs délais et, où que vous soyez, garder un œil sur votre établissement. Faites confiance à l’option Cloud d’Hotello pour rester connecté.

Connectez-vous à votre système partout et en tout temps !

C’est rapide et sans risque!

Pourquoi choisir l’option Cloud d’Hotello? Quels avantages en tirerez-vous?

Flexibilité : Connectez-vous à votre système partout et en tout temps, avec Mac, PC ou tablette afin de réagir dans les plus brefs délais.

Sécurité : Hébergement fiable signé Hotello. Nous sommes entièrement responsables de la récupération des données et de l’entretien du serveur (sécurité, sauvegardes, administration).

Économies : Aucun investissement initial nécessaire pour l’achat et l’entretien de serveurs et de systèmes de sauvegarde.

Stratégie ciblée : Concentrez vos efforts sur vos tâches quotidiennes afin de mettre vos compétences au profit de votre entreprise.

Écologie : Diminuez votre consommation énergétique et, par conséquent, votre empreinte écologique.

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quote_photo_martin_lamothe Martin Lamothe, Directeur des opérations de l’Hôtel la Ferme du Massif en témoigne;

Notre expérience avec Hotello a été plus que concluante! L’installation a été rapide et leur équipe nous a épaulés jusqu’à ce que nous soyons complètement autonomes. Nous avons pu bénéficier de formations à distance (par téléphone) et en personne. Ils sont toujours disponibles pour répondre à nos questions, même les moins pertinentes. Lors de mes échanges avec eux, j’avais vraiment l’impression d’être important. Ils me connaissent par mon nom et sans jamais les avoir rencontrés, un lien d’amitié s’est tranquillement développé. Le logiciel est performant et répond à nos besoins. Hotello travaille toujours à améliorer ses produits. En effectuant des sondages auprès de leurs clients, leur équipe souhaite connaître et répondre à nos besoins futurs. Le fait de travailler avec un serveur *Cloud* me permet d’avoir accès au programme peu importe mon emplacement, très pratique lorsque je travaille de la maison. Je ne regrette en rien notre collaboration et souhaite continuer notre partenariat encore longtemps.

Signé un client satisfait!

Communiquez avec nous pour demander votre Cloud. 

De la réactivité à la proactivité

Parmi les principaux facteurs qui préoccupent les hôteliers, mentionnons l’interprétation adéquate des prévisions de ventes ainsi que l’exploitation judicieuse des comparaisons des résultats entre deux années. Ces opérations ont pour but d’améliorer la réactivité face à une conjecture donnée ou, à plus long terme, de définir des objectifs réalistes. Bien que les outils d’analyse statistique des dates antérieures (ADR, REVPAR, REVPAC, segmentation, etc.) soient généralement bien maîtrisés, il n’en est pas toujours de même pour les projections.
Voici l’une des questions pratiques qui nous est couramment posée : « Nous sommes en octobre 2013. Ma prévision d’occupation pour juillet 2014 est de X %. Suis-je en avance ou en retard par rapport à l’année dernière? »

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Il est facile de savoir, au moyen des rapports marketing, quelle a été l’occupation finale en juillet dernier (2013). Cette information, bien qu’utile, ne fournit cependant à l’usager qu’une partie des données nécessaires pour qu’il puisse prendre une décision proactive. En effet, le décideur n’est pas en mesure de connaître l’évolution quotidienne de ses chiffres jusqu’à l’occupation finale. Ainsi, la bonne question qu’il devrait poser est plutôt : « En octobre 2012 (l’année dernière), quelle était ma prévision pour le mois de juillet suivant (2013) ? »
Fournir ce type d’information représente toutefois un défi technique, car il faut conserver une « image » des prévisions passées sans que les données réelles les écrasent au fil du temps. Pour éviter cette difficulté, nous avons implanté dans Hotello un système de journalisation automatique lors de l’audition de nuit. Cette fonctionnalité a ensuite été peaufinée pour ne pas nuire au rendement et à la taille de la base de données.
Les résultats obtenus grâce à cette nouvelle fonctionnalité ont ensuite été intégrés dans le module de Yield Management. Ceux-ci sont représentés numériquement et graphiquement au bas du tableau.
Voici un exemple concret :
Date d’audition : 07/11/2013

Je regarde mes prévisions pour le : 07/12/2013

Examinons en détail la signification de ces résultats pour le taux d’occupation. Le même raisonnement peut être ensuite appliqué à l’ADR et au REVPAR. La véritable analyse consiste à considérer ces trois facteurs (taux, ADR, REVPAR) en parallèle.
Le chiffre noir m’indique qu’en date d’aujourd’hui (le 7 novembre 2013), ma prévision pour le samedi 7 décembre 2013 est de 98,95 %.
Le chiffre bleu m’indique que l’année dernière, le 7 novembre 2012, ma prévision pour le samedi 8 décembre 2012 (on doit comparer les dates en fonction du même jour de semaine) était de 30,53 %.
Le chiffre rouge m’indique que mon taux d’occupation final en date du samedi 8 décembre 2012 était de 100 %.
INTERPRÉTATION DES DONNÉES
Comparaison des prévisions pour l’année en cours vs les prévisions de l’année passée
L’établissement est en avance de 68,42 % (98,95 % – 30,53 %) par rapport aux prévisions de l’année précédente.
〖Occupation〗_(12-2013)=98,95 %
〖Occupation〗_(12-2012)=30,53 %

Comparaison des prévisions de l’année en cours vs l’occupation finale de l’année passée.
L’établissement, à un mois de la date examinée (le 7 décembre), n’est qu’à 1,05 % (100 % – 98,95 %) du résultat final de l’année précédente.
〖Occupation〗_(12-2013)=98,95 %
〖Occupation finale〗_( 12-2012)=100 %

Comparaison des prévisions de l’année passée vs l’occupation finale de l’année passée
L’établissement n’avait que 30,53 % de réservations confirmées en novembre 2012 pour décembre 2012, mais cela n’a pas empêché de terminer avec une occupation de 100 %. Cela signifie que 69,47 % (100 % – 30,53 %) des réservations sont entrées au cours du dernier mois.
〖Occupation〗_(12-2012)=30,53 %
〖Occupation finale〗_(12-2012)=100 %
Toutefois, il est important de souligner que les annulations (tout comme les créations ou les modifications) affectent l’occupation. Bien que l’établissement soit à priori dans une situation confortable, il se peut que cela change s’il fait face à des annulations massives.

Aide décisionnelle
Réaction à court terme
En examinant mes chiffres pour les jours à venir, je peux décider, si j’accuse un retard, de lancer une promotion de dernière minute. Au contraire, si mes objectifs sont déjà largement atteints, je peux décider d’imposer des règles de réservation plus restrictives (augmenter les tarifs de mes chambres ou augmenter la durée de séjour obligatoire afin d’accroître mes recettes).

Réaction à long terme
Je peux, en regardant évoluer mes prévisions pour l’année à venir, peaufiner mes campagnes promotionnelles. En comparant mes prévisions pour l’année à venir à l’occupation finale à la même période l’année passée, je peux ajuster mes objectifs et vérifier s’ils sont sur la bonne voie ou non. Cette information est précieuse pour décider s’il faut augmenter ou réduire certains investissements publicitaires.
L’analyse des prévisions et de l’occupation finale par rapport à la date d’audition me permet de prévoir le délai moyen nécessaire pour atteindre mon occupation finale. Par exemple, je peux évaluer le nombre de jours requis pour que les prévisions (bleu) atteignent 80 % de l’occupation finale (rouge). Cela m’aidera aussi pour mes extrapolations.

Le module de Yield Management est donc un complément indispensable d’Hotello puisqu’ il permettra d’accroître son rendement. Grâce à plusieurs filtres applicables sur les données à traiter, ce module devient aussi un allié essentiel lorsqu’il s’agit de négocier avec des partenaires de distribution Web (Expédia, par exemple) à qui vous ne dédiez qu’une partie de votre inventaire. En effet, grâce aux résultats filtrés, vous pourrez évaluer le nombre de chambres que vous avez intérêt à mettre en ligne versus celui qu’il serait préférable de vendre par le biais de vos propres canaux, à un tarif plus rentable.
Dans tous les cas, les décisions finales reviennent au gestionnaire. Par contre, cet outil puissant, facile à mettre en œuvre et rapide offre les éléments indispensables pour prendre une décision éclairée et pour agir de manière proactive. Vous pourrez maintenant anticiper les fluctuations du marché au lieu de les subir.

claudine

Directrice des opérations

 

Avec ou sans auditeur, telle est la question!

À quoi sert l’audition de nuit?

Plusieurs personnes se demandent à quoi sert l’audition de nuit, aussi appelée vérification de nuit ou fermeture de journée. Eh bien, le changement de date dans un système comme Hotello (PMS) ne se fait pas automatiquement. Pourquoi? Pour que l’on puisse vérifier les données comptables quotidiennes et y apporter les corrections nécessaires avant que le changement de date ne se fasse. Une fois rendu au lendemain, la journée comptable se ferme et vous ne pouvez plus la modifier. Nous sommes toutefois conscients que de nombreux petits établissements ne disposent pas d’employé de nuit. Ceux-ci peuvent donc demander à l’employé de soir ou au premier employé qui arrive le matin d’effectuer ces tâches.

Pourquoi est-il préférable d’effectuer la vérification durant la nuit?

Les autres services de l’hôtel, tels que le restaurant, le bar, les banquets et le spa, sont fermés durant la nuit (système POS). Il n’y a donc plus de risque de transfert de frais vers Hotello (système PMS) pendant cette période.

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Les tâches de l’auditeur

Vous pouvez attribuer plusieurs tâches à votre auditeur. Par exemple :

  • Fermer votre lot de cartes de crédit et le comparer à vos soldes dans Hotello. Si les montants ne correspondent pas, il pourra apporter les corrections requises. Il est alors très important de le faire avant le changement de date, sinon il y aura un débalancement dans le système.
  • Si des frais de restauration, de spa (POS), etc. sont transférés vers le PMS, vérifier s’ils ont été attribués aux bonnes chambres et si les montants sont exacts.
  • Au besoin, consolider les revenus du restaurant et de l’hôtel afin de faciliter la tâche au département de la comptabilité.
  • Imprimer les rapports statistiques.
  • Préparer les clés et les factures des groupes.
  • Assigner les chambres pour le lendemain et imprimer les cartes d’enregistrement.
  • Faire les appels de réveil.
  • Répondre au téléphone et faire des réservations (pour les noctambules).
  • Répondre aux demandes des clients résidents et veiller à leur sécurité.

En résumé, l’auditeur prépare tout ce que les autres quarts de travail n’ont pas la chance de faire et s’assure que les données comptables balancent. Il est difficile de trouver quelqu’un pour pourvoir ce poste, mais si vous réussissez, il s’agira d’un grand atout pour votre entreprise.

karine

Formatrice