Avec ou sans auditeur, telle est la question!

À quoi sert l’audition de nuit?

Plusieurs personnes se demandent à quoi sert l’audition de nuit, aussi appelée vérification de nuit ou fermeture de journée. Eh bien, le changement de date dans un système comme Hotello (PMS) ne se fait pas automatiquement. Pourquoi? Pour que l’on puisse vérifier les données comptables quotidiennes et y apporter les corrections nécessaires avant que le changement de date ne se fasse. Une fois rendu au lendemain, la journée comptable se ferme et vous ne pouvez plus la modifier. Nous sommes toutefois conscients que de nombreux petits établissements ne disposent pas d’employé de nuit. Ceux-ci peuvent donc demander à l’employé de soir ou au premier employé qui arrive le matin d’effectuer ces tâches.

Pourquoi est-il préférable d’effectuer la vérification durant la nuit?

Les autres services de l’hôtel, tels que le restaurant, le bar, les banquets et le spa, sont fermés durant la nuit (système POS). Il n’y a donc plus de risque de transfert de frais vers Hotello (système PMS) pendant cette période.

AUDITION_600PX

Les tâches de l’auditeur

Vous pouvez attribuer plusieurs tâches à votre auditeur. Par exemple :

  • Fermer votre lot de cartes de crédit et le comparer à vos soldes dans Hotello. Si les montants ne correspondent pas, il pourra apporter les corrections requises. Il est alors très important de le faire avant le changement de date, sinon il y aura un débalancement dans le système.
  • Si des frais de restauration, de spa (POS), etc. sont transférés vers le PMS, vérifier s’ils ont été attribués aux bonnes chambres et si les montants sont exacts.
  • Au besoin, consolider les revenus du restaurant et de l’hôtel afin de faciliter la tâche au département de la comptabilité.
  • Imprimer les rapports statistiques.
  • Préparer les clés et les factures des groupes.
  • Assigner les chambres pour le lendemain et imprimer les cartes d’enregistrement.
  • Faire les appels de réveil.
  • Répondre au téléphone et faire des réservations (pour les noctambules).
  • Répondre aux demandes des clients résidents et veiller à leur sécurité.

En résumé, l’auditeur prépare tout ce que les autres quarts de travail n’ont pas la chance de faire et s’assure que les données comptables balancent. Il est difficile de trouver quelqu’un pour pourvoir ce poste, mais si vous réussissez, il s’agira d’un grand atout pour votre entreprise.

karine

Formatrice