Laissez-vous guider par l’automatisation

En hôtellerie, on rencontre tous les jours des clients différents et uniques, mais nous passons néanmoins nos journées à effectuer les mêmes tâches récurrentes. Imaginez tout ce que vous pourriez faire pour améliorer votre travail et la satisfaction de vos clients si vous n’aviez pas autant de tâches répétitives à effectuer. Et bien, cela est maintenant possible grâce à l’automatisation! Tout bon PMS (Property Management Software) devrait vous aider à automatiser plusieurs aspects de votre travail. En voici quelques exemples.

La prise de réservation

L’automatisation commence par la prise de réservations. Lorsque celle-ci se fait en ligne, il est primordial que le moteur de réservation ait accès à un inventaire à jour. Cet inventaire provient du logiciel hôtelier qui agit comme source d’information. Afin que cette information soit disponible en temps réel, une connectivité est nécessaire entre votre PMS et votre moteur de réservation. Sans cette connectivité, l’inventaire devrait se faire manuellement sur votre moteur de réservation, et cela pourrait avoir des conséquences néfastes, comme l’overbooking ou, au contraire, une perte de ventes en raison d’une trop grande limitation de l’inventaire.

L’assignation des chambres

Dans un établissement hôtelier, il est essentiel d’optimiser l’espace disponible et d’utiliser les chambres de façon égalitaire. Pour ce faire, rien de mieux que de laisser agir l’automatisation avec l’assignation automatique des chambres. Certains logiciels de gestion hôtelière proposent cette option, qui optimise l’attribution des chambres en fonction d’un algorithme.

La communication

Afin de communiquer avec vos clients futurs ou actuels, l’envoi de courriels de confirmation, de rappels de séjour et de remerciements sont également des tâches qui peuvent facilement être automatisées par votre PMS

Les paiements

L’automatisation peut également avoir lieu au niveau des paiements grâce à une connectivité entre le logiciel hôtelier et le fournisseur de paiement. Ce type d’automatisation touche les opérations par carte de débit et de crédit ainsi que les fermetures de lots. L’automatisation des paiements apporte beaucoup plus que la simplification des tâches, elle permet également la sécurisation des transactions autorisées à l’aide d’un NIP, l’élimination des erreurs de saisie ainsi qu’un gain de temps considérable lors du balancement de caisse.

La réception des rapports

Un autre élément qui peut être fait automatiquement est la réception de rapports définis selon une fréquence voulue. En effet, même si l’extraction de rapports n’est pas la tâche la plus fastidieuse, les minutes requises pour les extraire sont gagnées en programmant une seule fois leur envoi automatique à la fréquence désirée. Il ne vous restera plus qu’à les consulter!

Les départs et arrivées

Une nouvelle forme d’automatisation est maintenant offerte grâce à la connectivité entre un PMS et des bornes électroniques. En effet, cette nouvelle technologie permet de rendre les enregistrements et les départs autonomes, ce qui signifie que l’hôtelier n’a plus à intervenir. Cela risque de révolutionner très rapidement le milieu hôtelier.

  • Le saviez-vous?

    Hotello est le premier PMS au pays à offrir une interface avec des bornes électroniques, ce qui permet une avancée majeure dans les opérations hôtelières.

Enfin, plus vos tâches récurrentes pourront être automatisées, plus vous deviendrez efficace dans vos autres tâches. Cela vous permettra de passer plus de temps avec vos clients afin d’augmenter leur satisfaction plutôt que de perdre des minutes précieuses.