Améliorez les opérations de maintenance de votre hôtel avec Equip

Dotez-vous d’une solution efficace pourvue d’un gestionnaire de tâches complet qui facilite les opérations et l’administration de votre hôtel.

Un suivi des tâches

Grâce à Equip, le gestionnaire dispose d’un outil sensationnel pour générer automatiquement les tâches récurrentes dans son établissement. À l’aide de modèles, Equip crée des tâches selon les fréquences et le cycle désirés (remplacement des fleurs dans le hall de réception, nettoyage des surfaces, etc.).

Grâce aux filtres et aux regroupements mis à votre disposition, vous pouvez facilement répartir les tâches aux employés en tenant compte de celles qui leur sont déjà assignées.

Equip vous simplifie la vie en vous permettant d’affecter les tâches facilement. En quelques clics, vous pourrez évaluer la charge de travail de l’employé et juger s’il est préférable d’assigner la nouvelle tâche à une autre personne ou à toute une équipe, selon son ampleur.

Une gestion pour la gouvernante

Equip vous permet de créer des actions préventives en toute simplicité, et d’obtenir en plus des statistiques pour étayer vos décisions de gestion, comme le temps nécessaire pour effectuer une tâche, des détails sur l’endommagement d’un article et bien d’autres caractéristiques que vous aurez préétablies.

Voici quelques exemples d’actions préventives pour lesquelles vous pouvez créer une tâche : inspection, entretien d’un appareil ou réglage du taux de sel de la piscine. Vous pouvez en tout temps modifier le cycle de ces actions préventives grâce au gestionnaire de tâches récurrentes.

Des actions proactives

La fonction Service à la clientèle permet généralement de répondre aux demandes des clients concernant des articles qui ne proviennent pas d’un endroit en particulier. Cette fonction peut également être utilisée pour gérer la préparation des salles de banquet ainsi que pour effectuer le montage/démontage des tables et des chaises.

Disons qu’un client vous demande des serviettes supplémentaires, un sèche-cheveux ou un fer à repasser. À partir de la même interface, vous pouvez créer une demande indiquant les besoins à combler, puis l’affecter au bon département. L’équipe responsable de la tâche sera immédiatement informée par l’application mobile, courriel, télécopieur ou message texte. Lorsque l’action est terminée, l’application mobile vous indiquera que le service a été fourni et générera les statistiques dont vous avez besoin pour évaluer la qualité du service (temps de réponse, etc.).

Aujourd’hui, il existe d’innombrables sites, tels que TripAdvisor, qui fournissent de l’information sur les services offerts dans les hôtels. Assurez-vous d’obtenir une bonne note parce que le service à la clientèle peut avoir un impact majeur sur la réputation de votre établissement!

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Une gestion de travail

Votre équipe est spécialisée, et vous devez répartir le travail selon les champs de compétences de ses membres. Equip vous permet de définir les compétences et l’expérience de chacun pour faciliter la répartition des tâches. Gagnez du temps en vous adressant directement à l’expert en la matière!

Chaque jour, des évènements imprévus sont signalés par des membres de votre personnel ou par des clients. Ces problèmes, qui doivent rapidement faire l’objet d’actions correctives assignées à un ou plusieurs services, représentent 95 % des opérations de maintenance d’un hôtel.

Vous créez alors une nouvelle tâche (une action corrective) et, en quelques secondes, vous effectuez une demande en donnant des précisions comme le service concerné, l’emplacement, l’article, le sous-article, le problème, l’assignation à un membre du personnel de l’hôtel ou à un fournisseur et le niveau de priorité.

Gestion des objets trouvés

Offrez un meilleur service à la clientèle en délaissant le processus complexe de la gestion des objets perdus grâce à un gestionnaire sans failles qui vous permettra d’administrer facilement l’information relative aux items perdus et restitués. Ce module vous permettra de gérer efficacement les réclamations de vos clients et de consigner les objets retrouvés par votre personnel.

En quelques clics, vous obtenez toute l’information nécessaire : le statut de l’objet, la date à laquelle il a été trouvé et/ou restitué à son propriétaire, son temps de conservation, et tout autre détail pertinent qui favorisera son suivi.

  • Augmentation du pourcentage d’objets restitués à leurs propriétaires;
  • Gestion en temps réel de la saisie, du stockage et de la restitution des objets retrouvés;
  • Configuration du temps de conservation et de stockage;
  • Information sur le lieu de stockage;
  • Fiches imprimables numérotées, reprenant les informations de l’objet retrouvé.

Notification au manager

Optimisez vos capacités de surveillance grâce à un système de gestion des alertes qui vous avertit en temps réel dès que les tâches sont terminées.

Equip dispose d’un système de gestion automatique des alertes qui informe le personnel concerné des statuts d’activité. Par exemple, une alerte sera envoyée chaque fois qu’une tâche n’est pas terminée à temps, et ce, quel que soit le type de tâche (tâche corrective, service à la clientèle, etc.). En effet, dès qu’une action n’est pas terminée à temps, Equip enverra une alerte par courriel, par message texte ou au moyen d’une autre méthode choisie.