Notre thème du mois

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Votre établissement sera-t-il fermé pour le temps des Fêtes ou la saison hivernale?

Appelez-nous et nous vous aiderons à mettre en place l’audition de nuit automatique. Cette fonction vous permet de choisir l’heure à laquelle Hotello doit déclencher le processus. Ainsi, à votre retour, Hotello sera à jour et vous pourrez reprendre vos activités immédiatement.

 

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Le 31 décembre est généralement synonyme de célébrations. Champagne, musique, partys…

Comment préparer votre établissement pour cette soirée afin de vous assurer que tout le monde pourra bien s’amuser, mais aussi bien dormir? Pour éviter les mauvaises surprises, prenez soin de bien communiquer vos politiques concernant le bruit dans les chambres et les aires publiques. Soulignez aussi vos politiques non-fumeurs. Vous pouvez configurer une politique d’annulation toute spéciale, qui s’appliquera automatiquement pendant le temps des Fêtes.

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Lors de la réservation, exigez un prépaiement complet afin d’éviter les mauvaises surprises. Au moment de l’arrivée, demandez une pré-autorisation afin de couvrir les bris possibles et toutes les dépenses imprévues.

Pour décourager le flânage, embauchez du personnel de sécurité supplémentaire qui se positionnera visiblement dans le lobby lors des heures d’arrivée et qui circulera sur vos étages plus tard en soirée. Planifiez aussi une équipe d’entretien dynamique, fraîche et dispose pour nettoyer tant les chambres que les aires publiques.

Nous le savons, passer le temps des Fêtes derrière un bureau de réception n’est pas des plus palpitants.

Voici des suggestions de tâches simples, mais nécessaires, qui se prêtent particulièrement bien à ces grandes journées de solitude.

1.

Consolider les profils clients : Allez à Administration | Contact | Clients. Appuyez sur Rechercher. Parmi la liste, vous verrez des profils ayant des renseignements communs. Positionnez-vous sur le contact le moins complet, puis appuyez sur CONSOLIDER. Sélectionnez ensuite, à l’aide du bouton RECHERCHER, le profil qui recevra les renseignements de séjour, les statistiques et autres. Répétez l’opération autant que nécessaire pour joindre tous les profils similaires.

2.

Dépoussiérer et désinfecter les postes de travail : N’oubliez pas de bien nettoyer vos claviers, téléphones et accoudoirs des chaises. La saison du rhume est commencée!

3.

Déchiqueter les cartes d’enregistrement et les autres documents obsolètes (surtout si vous faisiez l’empreinte de la carte de crédit à l’époque) : Les normes PCI, qui dictent les protocoles mondiaux de sécurité des informations de crédit, interdisent de conserver sur un médium non sécurisé les numéros de carte de crédit. Il faut donc les supprimer de façon adéquate.

4.

Trier les brochures et réapprovisionner les armoires: Rien de plus frustrant que de chercher un paquet de feuilles pour l’imprimante et de se rendre compte que personne n’a rempli l’armoire! Profitez donc de ces moments de quiétude pour mettre de l’ordre dans vos stocks de fourniture. Testez l’encre des stylos, faites une liste des choses manquantes et recyclez les brochures expirées.

5.

Réviser les procédures: Il n’est pas possible de trop bien connaître les procédures d’urgence de l’hôtel. Il est toujours judicieux de relire les procédures d’évacuation, de jeter un coup d’œil au panneau de feu pour repérer les boutons importants et de réviser les numéros personnels des cadres à appeler en cas d’urgence.

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