La gestion des salles et événements

Chaque hôtel, ou presque, dispose de salles de réunion, et plus généralement d’emplacements dédiés à l’organisation d’événements de groupe. La gestion et la planification associées à ce type de réception obéissent à des règles très spécifiques et rigoureuses pour optimiser le temps et les ressources ainsi que pour satisfaire tous les participants. L’incidence d’une erreur sur ce type de contrat peut être extrêmement pénalisante.

Notre équipe a donc travaillé plusieurs mois sur cet aspect particulier de l’industrie hôtelière, en collaboration étroite avec l’un de nos plus anciens clients : l’hôtel Dauphin de Drummondville. La participation de l’hôtel, par le biais de son directeur des ventes, Étienne Aubin, a été totale et nous a permis d’appréhender cet aspect complexe de la tenue d’événements.

L’un des plus grands défis était d’arriver à intégrer le module de gestion des salles dans Hotello, tout en conservant l’intégrité de cette solution et en y apportant les compléments nécessaires à une bonne gestion.

Plusieurs de nos clients gèrent leurs salles dans Hotello en les considérants comme des chambres. C’est possible, mais ce choix présente certaines limitations.Vous les trouverez ci-dessous sous forme de tableau récapitulatif montrant des cas concrets, les problèmes qu’ils engendrent et la solution que nous y avons apporté.

GESTION_SALLE_GRAND
Quelques chiffres

Le Dauphin de Drummondville s’occupe de l’organisation de plus de 30 salles. Celles-ci étaient auparavant gérées par un système annexe et, en partie (facturation), dans Hotello. L’hôtel utilise maintenant le module de gestion des salles depuis plus de deux ans.

L’équipe compte environ 12 personnes à la réception, 10 monteurs de salles et un groupe de 4 vendeurs dédiés aux salles. Ceux-ci s’occupent du processus complet de gestion des événements, et ce, quel que soit leur type (mariages, réunions, colloques, etc.). De la vente à la facturation finale, toutes les étapes sont prises en charge.

La mise en place du module banquet d’Hotello a permis au Dauphin de réaliser les progrès suivants :

  • Gain de temps : minimum de 20 h par semaine du côté des ventes et de 5 h par semaine du côté des opérations;
  • Meilleure visibilité : une seule interface (Hotello) visible à partir de chaque poste et mise à jour en temps réel;
  • Centralisation de l’information : pas de livres ni de rapports papier, etc. à partager. Pas de ratures ou de modifications manuelles dans les documents. Même les changements de dernière minute sont intégrés dans le système;
  • Gains relatifs à l’organisation des menus et à l’approvisionnement : grâce au rapport prévisionnel des ventes de produits, les menus et l’approvisionnement peuvent être organisés en une seule séance hebdomadaire;
  • Réservations ou événements répétitifs : Hotello permet de copier/coller une réservation. Donc, les réservations corporatives ainsi que les événements récurrents (galas annuels, par exemple) peuvent facilement être réutilisés ou consultés à titre de références;
  • Gains relatifs à la planification du travail : les rapports d’événements permettent de prévoir les fonctions des serveurs et de les ajuster jusqu’à la dernière minute en cas de modification. Tous les usagers ont accès à l’information en temps réel;
  • Suivi des contrats : les rapports fournis permettent en un clic d’établir la liste des items non confirmés pour assurer un suivi auprès des clients
  • Facturation automatique : le contrat et la facture étant issus de la même réservation source, les erreurs de concordance sont évitées.

claudine

Directrice des opérations, chef de produit

 

karine

Formatrice Hotello